Les 8 étapes pour élaborer un plan de formation d’entreprise

L’élaboration d’un plan de formation professionnelle est essentielle pour toute entreprise qui souhaite aligner les compétences de ses collaborateurs avec les objectifs stratégiques de l’organisation, rester compétitive et s’adapter aux évolutions du marché.

En effet, un plan de formation entreprise bien structuré améliore les performances individuelles et la cohésion d’équipe, tout en favorisant une culture d’apprentissage continu et la validation des acquis.

Cet article vise à fournir un guide complet sur les étapes nécessaires pour élaborer un plan de formation d’entreprise réussi.

En suivant ces étapes, vous vous assurerez que vos initiatives sont efficaces, alignées sur vos objectifs stratégiques, et que vous pouvez tirer parti de dispositifs comme OPCO pour financer ou cofinancer des actions de formation.

Étape 1.  Analyse des besoins en formation

A. Identification des besoins

Pour commencer, il faut effectuer une analyse des besoins de formation. Cela implique une évaluation des performances actuelles des employés, en tenant compte de leur poste de travail et des besoins de l’entreprise.

Il est crucial d’identifier les lacunes en compétences à travers des entretiens professionnels et de prendre en compte les obligations légales comme la réforme de la formation. Cela garantit que les actions entreprises ne répondent pas seulement aux besoins internes, mais respectent également les normes et régulations en vigueur, contribuant ainsi à une formation conforme et efficace.

B. Outils d’évaluation

Pour structurer cette analyse, des outils comme les matrices de compétences peuvent être utilisés. Ces outils permettent de visualiser les écarts entre les compétences actuelles et celles requises. D’autres outils de diagnostic, tels que des questionnaires ou des audits internes, aident également à affiner cette évaluation.

Étape 2. Définition des objectifs de formation

Les objectifs doivent être définis selon la méthode SMART, en priorisant les compétences à développer. Le but est d’améliorer les connaissances et compétences des salariés, en prenant en compte leur qualification professionnelle.

Les objectifs peuvent être orientés vers des besoins spécifiques, tels que l’acquisition de nouvelles compétences pour des demandeurs d’emploi ou l’adaptation à de nouveaux outils dans le cadre du plan de développement des compétences.

A. Critères SMART

Une fois les besoins identifiés, il est important de définir des objectifs de formation clairs en utilisant la méthode SMART :

Spécifiques : Les objectifs doivent être clairement définis.

Exemple : Former l’équipe commerciale sur les techniques de vente consultative pour améliorer la qualité des interactions avec les clients. Objectif : former l’équipe commerciale sur une technique spécifique.

Mesurables : Des indicateurs de succès doivent être établis pour évaluer les progrès.

Exemple : Augmenter le taux de conversion des ventes de 10% dans les trois mois suivant le programme de développement professionnel.  Ici, le succès de la formation peut être mesuré par l’augmentation du taux de conversion des ventes.

Atteignables : Les objectifs doivent être réalisables avec les ressources disponibles.

Exemple : Former 20 employés sur l’utilisation avancée d’Excel en deux sessions de formation d’une journée. Cet objectif prend en compte les ressources disponibles, telles que le nombre d’employés et la durée des sessions, pour s’assurer que l’objectif est réalisable.

Réalistes : Ils doivent être alignés avec les priorités de l’entreprise.

Temporellement définis : Des délais précis doivent être fixés.

Exemple : Améliorer les compétences en gestion de projet des chefs de service en leur offrant une formation certifiante en gestion de projet reconnue par l’industrie. Cet objectif est réaliste, car il s’aligne sur les besoins actuels de l’entreprise et les capacités des chefs de service à appliquer ce qu’ils apprendront.

B. Priorisation des objectifs

Une fois définis, les objectifs doivent être hiérarchisés en fonction de leur urgence et de leur impact sur l’entreprise. Cette priorisation garantit que les ressources sont concentrées sur les formations professionnelles les plus cruciales pour la stratégie de l’entreprise.

Étape 3. Établir un calendrier

L’élaboration d’un planning réaliste est une étape cruciale pour organiser les sessions de formation sans perturber les activités quotidiennes de l’entreprise. Ce planning doit prendre en compte la disponibilité des collaborateurs et des formateurs. Il est conseillé d’intégrer une certaine souplesse afin de pouvoir ajuster les dates ou la durée des sessions en cas d’imprévus.

Pour réussir cette étape, il est important de :

• Identifier les périodes creuses dans l’activité de l’entreprise pour minimiser l’impact sur la productivité.

• Coordonner avec les équipes pour s’assurer que la formation ne perturbe pas leurs missions principales.

• Planifier les apprentissages à long terme en répartissant les sessions sur plusieurs semaines ou mois, facilitant ainsi une acquisition progressive des compétences.

Un calendrier bien structuré permet aux collaborateurs de suivre les formations sans stress, optimisant ainsi leur engagement et l’efficacité de l’apprentissage.

Étape 4. Établir un budget

Le budget consacré au développement des compétences est un élément clé dans l’élaboration du plan. Il doit être soigneusement défini en prenant en compte plusieurs facteurs :

• Les coûts des formations : cela inclut les honoraires des formateurs, les frais de matériel pédagogique, et les éventuels frais liés aux déplacements ou hébergements.

• Les ressources nécessaires : selon le type de formation (présentielle, e-learning, blended learning), il peut être nécessaire d’investir dans des outils technologiques, des logiciels spécifiques ou la location de salles de formation.

• Les subventions ou aides financières : certaines formations peuvent être financées partiellement ou totalement par des dispositifs tels que le CPF (Compte Personnel de Formation) ou les aides proposées par les OPCO (Opérateurs de Compétences). Il est important de connaître et d’exploiter ces options pour alléger le budget de formation.

Conseil : Il est toujours judicieux de prévoir une marge dans le budget pour couvrir d’éventuels besoins supplémentaires ou ajustements en cours de route.

Étape 5. La recherche d’un organisme de formation

Le choix du prestataire est une étape clé pour assurer la réussite d’un plan de formation. Il influence non seulement la qualité des apprentissages, mais aussi leur pertinence par rapport aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses collaborateurs. Il est crucial de sélectionner des organismes ayant une expertise reconnue dans le domaine visé et capables d’aligner les formations informatiques en graphisme, en développement web ou en CAO, avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Voici quelques éléments à considérer pour faire un choix éclairé :

A. Contenu de la formation aux besoins identifiés

Avant de sélectionner un organisme, il est primordial de définir le contenu d’apprentissage en fonction des besoins relevés lors des étapes précédentes.

L’organisme choisi doit proposer des programmes qui répondent aux enjeux spécifiques de l’entreprise, qu’il s’agisse du développement de compétences techniques, managériales ou transversales. Par exemple, si l’objectif est d’améliorer la maîtrise des outils numériques, un programme de formation adapté en e-learning ou en présentiel sera nécessaire.

B. Méthodes pédagogiques

Chaque organisme propose différentes approches pédagogiques : formations en présentiel, e-learning ou blended learning (apprentissage mixte).

E-learning : idéal pour les employés ayant des emplois du temps chargés, offrant flexibilité et autonomie dans l’apprentissage.

Présentiel : favorise l’interaction directe et le partage entre collègues.

Blended learning : combine les avantages des deux méthodes en alternant sessions en ligne et présentielles pour plus de flexibilité et de contact humain.

Le choix dépendra des objectifs de l’entreprise, du contenu à enseigner et des préférences des participants.

C. Réputation et expertise de l’organisme

Un prestataire reconnu pour la qualité de ses formations, doté d’une équipe pédagogique qualifiée et expérimentée, comme Clic Compétences, sera plus à même de fournir des résultats adaptés et efficaces. Les labels de qualité, les retours des anciens participants, ainsi que la capacité à fournir des certifications reconnues sont des indicateurs précieux.

D. Coûts et financement

Le budget est un critère important dans la sélection d’un organisme de formation. Comparez les offres et tenez compte des options de financement telles que les subventions des OPCO.

E. Flexibilité et personnalisation

Certaines entreprises ont des besoins spécifiques. Un bon organisme doit pouvoir adapter ses programmes et ses méthodes en fonction des besoins, que ce soit en termes de calendrier, de rythme ou de personnalisation des contenus.

F. Suivi et accompagnement post-formation

Un suivi après la formation est essentiel pour garantir l’impact des apprentissages à long terme. Un organisme qui propose des mises à jour ou des sessions de perfectionnement assure une continuité dans l’évolution des compétences.

G. Planification et calendrier

Une bonne coordination avec l’organisme est nécessaire pour planifier des sessions qui s’intègrent sans perturber l’organisation de l’entreprise. Opter pour des horaires flexibles, adaptés aux disponibilités des collaborateurs, est un atout.

H. Outils et technologies

L’organisme de formation doit mettre à disposition des outils et plateformes performants, en particulier pour les formations à distance.

Un bon support technique est essentiel pour résoudre rapidement les éventuels problèmes techniques rencontrés par les apprenants. Une interface intuitive, facile à utiliser, et des ressources pédagogiques variées (modules interactifs, vidéos, quiz, etc.) jouent un rôle clé dans l’engagement et la motivation des participants.

Dans le cas de Clic Compétences, l’organisme propose une plateforme d’e-learning moderne et conviviale qui permet aux utilisateurs d’accéder aux cours en ligne à tout moment. Les apprenants peuvent facilement naviguer à travers les différents modules grâce à une interface ergonomique. De plus, les formations intègrent des supports interactifs tels que des vidéos explicatives, des quiz d’évaluation et des exercices pratiques, favorisant ainsi une expérience d’apprentissage immersive.

Les progrès sont également suivis grâce à des tableaux de bord personnalisés, permettant aux participants de mesurer leur progression.

Notre organisme de formation veille à ce que notre plateforme soit compatible avec une variété d’appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones) pour une flexibilité maximale, répondant ainsi aux besoins des professionnels à la recherche d’une formation accessible et efficace, qu’ils soient en télétravail ou en déplacement. Ce type d’infrastructure technique garantit un apprentissage fluide et interactif, assurant une montée en compétences rapide et durable.

Étape 6. Mise en œuvre du plan de formation

A. Communication avec les collaborateurs

Une communication claire avec les collaborateurs est primordiale. Ils doivent comprendre les bénéfices de la formation pour leur parcours de formation et leur vie professionnelle. La gestion des imprévus est aussi importante pour assurer que le programme de formation se déroule comme prévu, tout en maintenant une certaine flexibilité.

B. Gestion des imprévus

La flexibilité est de mise pour faire face aux imprévus. Il est important de suivre en temps réel les progrès des participants et d’être prêt à ajuster le programme si nécessaire.

Étape 7. Suivi et évaluation des résultats

A. Outils d’évaluation

Pour mesurer l’efficacité des formations, des questionnaires de satisfaction post-formation, des tests de compétences et des évaluations de performance peuvent être utilisés. Ces outils fournissent des données précieuses pour évaluer l’impact de la formation.

B. Analyse des résultats

Les résultats obtenus doivent être comparés aux objectifs fixés. Cela permet d’identifier les réussites, mais aussi les domaines où des améliorations sont nécessaires pour maximiser l’impact des formations.

C. Suivi en temps réel

Pour assurer le bon déroulement des formations, il est crucial de disposer d’outils de reporting en temps réel. Cela permet de surveiller l’avancement des apprenants et de s’assurer qu’ils sont présents et engagés. En cas de problèmes de présence ou d’engagement, il est important que le responsable de formation ou la personne en charge du plan de formation reste en contact étroit avec les apprenants.

Un suivi rapproché, surtout au début de la formation, est fondamental pour garantir que le lancement se passe bien. Cela inclut de vérifier que le formateur est adéquat et que le contenu des cours correspond bien aux attentes des apprenants.

En mettant en place ce type de suivi, l’entreprise peut intervenir rapidement pour résoudre les problèmes et optimiser l’expérience d’apprentissage, ce qui contribue à un meilleur impact global des formations.

Étape 8. Ajustements et amélioration continue

A. Adaptation du plan

Le plan de formation doit être ajusté en fonction des retours et des objectifs de l’entreprise. Une stratégie d’amélioration continue doit être mise en place pour suivre l’évolution des compétences des employés et veiller à leur adaptation au poste de travail.

B. Stratégie d’amélioration continue

L’amélioration continue doit être un objectif permanent. Un processus de feedback régulier doit être mis en place, et l’impact des formations sur les performances de l’entreprise doit être suivi sur le long terme.

En bref, l’élaboration d’un plan de formation efficace implique une série d’étapes clés, depuis l’analyse des besoins jusqu’à l’ajustement permanent du programme. La formation continue est un investissement stratégique qui permet à une entreprise de rester compétitive, d’améliorer les compétences de ses employés et de favoriser leur engagement.

Pour ces raisons, il est essentiel que les responsables des ressources humaines et les dirigeants investissent dans un plan de formation structuré et bien planifié.