Dans le monde professionnel, Outlook peut se résumer à l’outil utilisé pour gérer efficacement votre messagerie. C’est un logiciel de gestion de l’information et des emails adapté à vos besoins quotidiens.
Offrant de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer les emails, mais aussi les rendez-vous, les tâches, les dossiers, les calendriers, les contacts…, Outlook vous permet d’avoir une meilleure organisation de votre temps et de booster votre productivité.
Si vous souhaitez maîtriser les différentes fonctions de ce logiciel, il est alors recommandé de suivre une formation CPF Outlook éligible au CPF. À l’issue de cette formation, vous pourrez obtenir une certification TOSA Outlook qui facilitera votre employabilité.
Pourquoi passer la certification TOSA Outlook CPF ?
Pour les employés, la certification TOSA Outlook leur permet de mesurer et de valider avec précision leur niveau de compétence dans Microsoft Outlook. Pour eux, c’est une preuve tangible de leur capacité à utiliser cet outil et de la crédibilité de leur candidature lorsqu’ils postulent à un emploi. L’obtention d’une certification professionnelle leur permettra également de booster leur CV.
Pour les entreprises, la certification TOSA Outlook leur permet d’évaluer et de valider les connaissances et les compétences de leurs candidats ou salariés dans l’utilisation de cet outil de messagerie. Elle leur permet également de déterminer et de réussir des actions de formation. C’est aussi un moyen d’optimiser la production de leurs employés dans le milieu professionnel.
Modalités de l’obtention de la certification TOSA Outlook
La certification TOSA prend la forme d’un QCM de 30 à 35 questions d’une durée de 60 minutes. Les tests sont adaptatifs et uniques, c’est-à-dire qu’ils s’adaptent à votre niveau tout au long du test et en fonction des réponses que vous donnez.
Plus précisément, le test vise à confirmer les compétences en matière de manipulation du logiciel Outlook. Il peut être effectué à distance, via une solution intégrée d’e-surveillance ou dans un centre agréé comme Clic Compétences.
La certification TOSA délivre une échelle unique de score entre 1 et 1000 pour positionner le candidat de débutant à expert. Elle a donc pour objectif de préciser les connaissances techniques attendues à chaque niveau et dans chacune des quatre domaines de compétences qui vous seront évaluées lors de l’examen. C’est également une meilleure option pour déterminer les programmes d’enseignement ou de formation les plus appropriés à l’objectif de score du candidat.
Les quatre domaines de compétences évalués lors du test de certification TOSA Outlook :
Environnement / Configuration
Le candidat sera testé sur sa connaissance de l’interface Outlook. Il sera évalué sur sa capacité à manipuler le volet de navigation, le ruban, les éléments de la boîte de réception, les dossiers, sur sa capacité à personnaliser chaque élément, à utiliser le gestionnaire des options d’impression et le gestionnaire des absences.
Le candidat doit également être également d’utiliser des principaux dossiers types de la boîte de réception dont les éléments supprimés, les éléments envoyés…
Le test sera axé sur des questions relatives à la création et à la personnalisation des comptes, à la gestion des données, à la sauvegarde et à l’archivage.
Messagerie
Le candidat sera évalué sur sa capacité à créer et gérer un message et à l’afficher individuellement, à savoir utiliser les règles d’alerte.
Ce domaine couvre également les compétences liées à la maîtrise des différentes options de formatage et de mise en page, des pièces jointes et des éléments Outlook, des différents types de polices, de la vérification orthographique, de la sélection des couleurs…
Calendrier et tâches
Les compétences testées dans ce domaine comprennent la création et l’enregistrement de réunions et de rendez-vous dans un calendrier, la gestion des heures de début et de fin, la création de tâches et la personnalisation des affichages, l’impression de calendriers…
Gestion des contacts et notes
Le candidat sera évalué sur sa capacité à créer et gérer des contacts dans Outlook (ajouter ou supprimer des contacts ou insérer des noms, des contacts, des adresses par exemple), sur sa capacité à créer des listes de distribution pour les partager et les distribuer dans différents formats, à afficher des contacts, à voir les détails d’un enregistrement existant…
Échelle de score de la certification TOSA Outlook
350 à 550 : Niveau basique
- S’orienter dans l’environnement Outlook ;
- Rédiger ou répondre à un courriel en utilisant les formules appropriées ;
- Naviguer entre vos emails, votre calendrier et vos contacts ;
- Organiser vos contacts de manière simple et consulter la liste ;
- Envoyer ou répondre à une invitation à une réunion.
550 à 725 : Niveau opérationnel sur Outlook
- Mettre en place une réponse automatique en cas d’absence du bureau ;
- Optimiser les fonctions de la messagerie pour un classement optimal ;
- Personnaliser les dossiers pour un classement plus organisé ;
- Effectuer un tri personnalisé des messages : gestion du contenu et les destinataires d’un e-mail, classement et recherche de vos messages, en fonction de l’expéditeur ou du dossier concerné ;
- Filtrer le courrier indésirable ;
- Configurer les options d’affichage de votre agenda et de ceux partagés par vos collègues ;
- Personnaliser les contacts Outlook : affichage, regroupement et partage des contacts.
725 à 875 : Niveau avancé
- Créer des comptes grâce à des protocoles d’hébergement variés puis les catégoriser ;
- Partager et déléguer de nombreuses tâches et différents éléments dans un environnement de travail collaboratif ;
- Modifier l’apparence d’un message en utilisant les options avancées du logiciel ou de l’application Outlook. Planifier l’envoi d’un message et le récupérer en fonction de sa date, de sa taille et de son importance ;
- Suivre et gérer les tâches communes au sein de votre organisation pour partager l’information ;
- Créer votre (vos) signature(s) électronique(s) afin de vous adapter à vos différents interlocuteurs ;
- Créer et utiliser une liste de contacts ;
- Mettre à jour et suivre son calendrier et ceux partagés par ses collègues.
875 à 1000 : Niveau expert
- Élaborer un plan d’action et des indicateurs de suivi pour gérer rapidement l’information ;
- Importer et exporter des informations d’un calendrier pour une gestion en temps réel ;
- Mettre en place des flux RSS de manière optimale pour être alerté en temps réel ;
- Maîtriser la création d’images ou d’hyperliens dans un message afin de respecter la charte de l’entreprise ;
- Créer et envoyer des formulaires ou des modèles d’e-mails au format OFT ;
- Cartographier, importer et exporter des contacts.
Pourquoi suivre une formation Outlook chez Clic Compétences ?
Clic Compétences vous propose des formations bureautiques éligibles au CPF. Si vous êtes actif et que vous avez 16 ans et plus, alors vous pouvez bénéficier d’une aide financière pour couvrir vos frais de formation. En outre, toutes nos formations peuvent aussi être financées par Pôle Emploi, Régions, OPCOs…
Si vous êtes au niveau débutant, nos formateurs soigneusement sélectionnés pour leur expertise et leur pédagogie vous aideront à connaître toutes les notions de base et à maîtriser toutes les subtilités de cet outil de messagerie.
En revanche, si vous avez un niveau intermédiaire, vous pouvez développer vos compétences sur Outlook grâce à des cours particuliers en visioconférence avec un formateur dédié.
Chaque cours est encadré par un professeur particulier ayant un parcours professionnel et une expérience dans le domaine pour vous aider à progresser plus facilement et rapidement.
Le programme que nous proposons est personnalisé, car il est adapté à votre niveau, à vos objectifs et aussi à votre disponibilité. En effet, tous les apprenants ne bénéficient pas du même programme d’apprentissage ou du même support pédagogique. De plus, nos cours sont composés d’apports théoriques et d’applications pratiques basées sur des exercices.
Découvrez nos cours 100% en ligne quel que soit votre statut que vous soyez salarié, demandeur d’emploi, micro-entrepreneur, artisan…
Suivre une formation Outlook en ligne vous permettra d’obtenir une vision globale de cet outil bureautique et d’apprendre tous ses usages. Ce sera sûrement la meilleure solution pour apprendre à votre rythme, sans contrainte de temps et en toute autonomie.
Par ailleurs, nos modalités d’apprentissage sont compatibles avec votre emploi du temps.
Entre autres, nos coachs pédagogiques vous accompagneront tout au long de votre parcours pour assurer le bon déroulement de votre formation. Ils resteront à votre disposition 6j/7, du lundi au samedi.
Si vous voulez maîtriser les fonctionnalités avancées de Microsoft Outlook pour améliorer votre efficacité et progresser dans votre travail, n’hésitez pas à prendre un rendez-vous pour en savoir plus sur nos offres.
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