Google workspace vs microsoft 365 : quel est le meilleur ?

Aujourd’hui, choisir une suite logicielle de collaborateur n’est plus une tâche facile pour les entreprises. Si Microsoft Office était autrefois la meilleure option, Google Workspace aujourd’hui est un rival sérieux.

Microsoft 365 et Google workspace ont des points communs. Destinés à un usage professionnel, ces outils collaboratifs s’adressent spécifiquement aux entreprises.

En effet, ces suites offrent de nombreuses fonctionnalités clés qui sont une nécessité pour la plupart des entreprises, notamment des outils de communication en temps réel pour les réunions en ligne, le stockage sur le cloud et partage de fichier, le courrier professionnel et les calendriers partagés, la suite de productivité pour créer et collaborer sur des documents et bien d’autres. Faut-il donc choisir Google Workspace ou Microsoft 365 ?

Dans cet article, nous allons essayer de détailler les options qui s’offrent à vous, de comparer ces deux outils et de voir leurs similitudes, leurs forces et leurs faiblesses afin que vous puissiez faire votre choix facilement.

Google workspace : c’est quoi ?

Google Workspace est une suite d’outils et de logiciels collaboratifs et de productivité destinée aux employés de bureaux qui souhaitent collaborer avec des intervenants externes et internes sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Cet outil est également idéal pour les équipes distantes ou hybrides.

Google Workspace  est une version améliorée de la collection d’applications et d’outils G-Suite et l’alternative puissante et riche en fonctionnalités à Microsoft Office.

Découvrez ci-dessous les applications faisant partie de l’offre de base de la plupart des éditions de Google Workspace :

Gmail : Google Workspace est livré avec un compte Gmail privé pour la messagerie ;

Sheets : Feuilles de calcul collaboratives hébergées dans le cloud pour les équipes ;

Drive : Stockage privé dans le nuage avec des lecteurs partagés, des dossiers et des capacités d’organisation ;

Chat : Fonctionnalité de messagerie instantanée pour les équipes et les individus ;

Sites : Sites collaboratifs construits par plusieurs personnes au sein d’une équipe ;

Formulaires : Formulaires et enquêtes personnalisés pour la collecte d’informations commerciales ;

Keep : Outils collaboratifs de prise de notes pour le suivi des listes de tâches ;

Jamboard : Un tableau blanc virtuel pour le dessin et l’idéation en équipe ;

Docs : Documents Word collaboratifs avec prise en charge des images et de l’édition en temps réel ;

Slides : Outils de présentation pour les réunions et l’administration des entreprises ;

Meet : la solution de réunion pour les appels de groupe en vidéoconférence et en audioconférence ;

Agenda : option d’agenda synchronisé pour le bureau, le web et les appareils mobiles.

Google Workspace et Microsoft 356: des outils de collaboration professionnels et flexibles

• Google Workspace 

Même à distance, Google Workspace permet à vos employés de bénéficier d’un environnement de travail stimulant, facile à utiliser et très pratique.

Quel que soit l’appareil que vous utilisez, que vous travailliez avec votre smartphone, votre ordinateur portable ou votre ordinateur de bureau, vous pouvez facilement accomplir vos tâches quotidiennes.

De plus, grâce à l’amélioration de Google Agenda, vous pourrez voir quand vos collègues sont disponibles ou absents du « bureau » et programmer vos réunions en conséquence. Vous pouvez commencer à utiliser le service avec un essai gratuit de 14 jours, que vous soyez un particulier ou une entreprise.

Dans l’ensemble, le service est considéré comme simple et fiable, notamment pour les entreprises dont le personnel est dispersé. Cependant, les entreprises peuvent avoir besoin de passer au plan Enterprise pour bénéficier de contrôles de conformité et de sécurité avancés, tels que les régions de données, la transparence de l’accès et un centre de sécurité dédié.

• Microsoft 365

Microsoft 365 permet à vos employés de collaborer à tout moment, en tout lieu et sur tout appareil. Et ce, dans le cadre d’un projet partagé ou d’un objectif commun. Grâce aux outils de collaboration Microsoft Teams, ils peuvent partager et modifier du contenu simultanément, facilement et en temps réel, mais aussi enregistrer les différents types de modifications.

La collaboration avec Microsoft 365 permet à vos employés d’améliorer leur productivité et de gagner du temps sur leurs tâches.

Qu’est-ce que Microsoft 365 ?

Microsoft Office 365 est une suite logicielle de premier plan pour les entreprises qui recherchent des fonctionnalités avancées pour améliorer la productivité de leurs employés.  Elle s’adapte à tous les types d’utilisateurs, et surtout à tous les types d’usages, dans un lieu de travail, à domicile, en déplacement…

Grâce à son accès en ligne sécurisé, Microsoft 365 est toujours disponible, même sur les tablettes ou smartphones Android ou iOS, ce qui vous permet d’accéder à vos fichiers, de les modifier et de les sauvegarder.

L’ajout de Microsoft Teams dans la version Business Standard garantit également une communication efficace au sein de l’entreprise.

Offrant des applications Office innovantes, une sécurité optimale et des services cloud intelligents, c’est la meilleure solution pour faciliter la communication entre vos employés, quel que soit leur emplacement, pour le télétravail ainsi que pour les projets en équipe et à distance.

À l’instar de Google Workspace, Microsoft 365 offre un avantage significatif en termes de travail collaboratif. De plus, cette plateforme offre également plus de stockage pour conserver toutes vos données importantes, plus précisément 50 Go…

Quels sont les points communs entre Google Workspace et Microsoft 365 ?

Google Workspace et Microsoft 365 partagent des fonctionnalités similaires. En plus d’être faciles à prendre en main, ces deux suites de productivité proposent une formule d’abonnement, facturant aux entreprises des frais annuels par personne, à différents niveaux, en fonction des capacités recherchées par leurs clients.

Bien que Google Workspace soit basé sur le web, il est également capable de fonctionner hors ligne. Quant à Microsoft 365 qui repose sur des logiciels de bureau installés, cet outil propose également des versions web qui sont moins performantes de ses applications.

Comme indiqué plus haut, ces deux outils de collaboration sont compatibles avec toute une série d’appareils.

Google Workspace est une application web qui s’ouvre dans la plupart des navigateurs, quel que soit le système d’exploitation utilisé, et propose également des applications mobiles pour iOS et Android. Microsoft 365, quant à lui, propose des applications clientes Office pour Windows, Android, iOS et macOS, et ses applications web fonctionnent sur tous les navigateurs.

Microsoft 365 et Google Workspace proposent tous deux des applications de base similaires. En effet, chacune de ces suites dispose de programmes de présentation, de tableur, de traitement de texte, de prise de notes, de messagerie, de vidéoconférence et de calendrier et contacts. En effet, chacune est associée à un système de stockage de fichiers en ligne.

Cependant, les deux outils ont des applications individuelles l’un par rapport à l’autre, tout comme les outils de gestion pour les manipuler dans le milieu professionnel. En outre, Microsoft 365 et Google Workspace offrent tous deux une multitude d’outils supplémentaires.

Quels sont les points faibles de Google Workspace et Microsoft 365 ?

Contrairement à Google Workspace, Microsoft 365 ne dispose pas de version gratuite et c’est l’un des points négatifs de cette suite bureautique. De plus, le système de licence est assez complexe à installer en fonction de la formule choisie et des mises à jour régulières.

En ce qui concerne « Google Workspace », son point faible est qu’elle ne dispose pas d’une version pour ordinateur de bureau. De plus, des ralentissements et des bugs sont parfois observés lors du travail sur des fichiers volumineux.

Contrairement au Pack Office, avec Google Workspace, aucune application ne peut être installée sur le disque dur de l’ordinateur et il est assez complexe d’y enregistrer des fichiers.

Quelles sont les différentes versions de Microsoft 365 et Google Workspace ?

Microsoft 365 et Google Workspace proposent des formules tarifaires par utilisateur que vous trouverez ci-dessous :

Microsoft 365

Microsoft 365 propose deux grandes familles de packs dont les packs Microsoft 365 Apps et les packs Microsoft 365 Business.

Microsoft 365 App de son côté existe en deux types de version dont la version Business et la Version Entreprise. Microsoft 365 Business quant à lui propose trois types de versions dont la version Basic, la version standard et la version Premium.

Les packs Microsoft 365 Apps :

1. La version « Business » s’adresse aux petites et moyennes entreprises. Elle permet à chaque utilisateur d’accéder à une boîte mail pro, à un espace de stockage personnel et collaboratif OneDrive et aux logiciels de la suite Office ;
2. La version « Entreprise » s’adresse spécifiquement aux entreprises ou structures de type ETI ayant des besoins spécifiques en termes de téléphonie, de gestion des données (cryptage, analyse, protection contre la perte des données…) et de sécurité.

Les packs Microsoft 365 Business :

1. La version « Basic » anciennement appelée Office 365 Business Essentials est destinée aux petites et moyennes entreprises, c’est-à-dire jusqu’à 300 salariés. En effet, cette offre facilite et sécurise la communication et la transmission d’informations entre les employés, les clients et les fournisseurs et les fournisseurs ;
2. La version « Standard » anciennement connue sous le nom d’Office 365 Business Premium comprend les mêmes avantages et fonctionnalités que la version « Basic », mais avec des options de planification supplémentaires via Microsoft Bookings et Microsoft Teams ainsi que la version du logiciel Office ;
3. La version « Premium » anciennement Microsoft 365 Business dispose de tous les avantages et fonctionnalités de la version  » Standard « , mais inclut des fonctions de sécurité avancées, la version Entreprise de Windows 10 et des fonctions avancées de gestion des données (protection des flux de données, cryptage, analyse…).

Google Wookspace

1. Google Workspace propose quatre grandes variétés de versions dont le Google Workspace gratuit, Individual, Business et Entreprise.
2. Google Workspace gratuit est une version simplifiée permettant aux utilisateurs disposant d’un compte Google avec Gmail de pouvoir faire un Drive de stockage en nuage et aussi d’utiliser la messagerie Gmail ;
3. Google Workspace Individual permet aux micro-entreprises unipersonnelles et aux micro-entreprises d’utiliser la messagerie sans leur propre nom de domaine, c’est-à-dire ceux qui ne veulent pas utiliser une adresse email professionnelle (@yahoo.fr, @gmail.com…) ;
4. Google Workspace Business est la version la plus courante pour les PME. Cette version vous laisse choisir entre les 3 types de formules d’abonnement : Business Plus, Business Standard et Business Starter.

Google Workspace Enterprise est conçu pour les grands professionnels. Cette version comprend des fonctions avancées de conformité, de gestion et de sécurité, un support avancé, des visioconférences pouvant accueillir jusqu’à 250 participants, un espace de stockage et une messagerie professionnelle sécurisée et personnalisée.

Cet article a pour but de vous aider à choisir la suite collaborative idéale pour votre entreprise. Quelle que soit votre décision, que vous choisissiez Microsoft 365 ou Google Workspace, l’essentiel est que votre choix final corresponde à vos attentes et besoins dans votre entreprise, notamment en termes de productivité, de collaboration, de communication interne et de centralisation des informations.