La mise en page d’un document Microsoft Word est essentielle pour faire passer votre message de manière claire et efficace. Elle met les lecteurs dans de bonnes dispositions et facilite la compréhension de votre document. Une bonne présentation donne une image professionnelle de votre travail et évite les erreurs de communication.
En effet, un document Word bien structuré, illustré et organisé, soutenu par des tableaux, des images, des diagrammes ou autres, peut amplement faciliter la compréhension visuelle du contenu. L’agencement implique également la gestion des colonnes et des cellules et de la numérotation et du bon usage du bouton adéquat dans le logiciel, ce qui peut aider à structurer l’information de manière plus claire et à minimiser les erreurs dans la transmission des informations. Ces éléments permettent d’afficher les données de manière cohérente et professionnelle.
À travers cet article, découvrez les bonnes techniques indispensables pour une présentation réussie de vos documents professionnels. Que vous travailliez sur un rapport, un CV ou un document professionnel, la maîtrise des outils de mise en page est essentielle. Cette compétence est tout aussi importante que la maîtrise des fonctions de base d’Excel, surtout si vous devez insérer des tableaux, des graphiques ou des formules provenant de ce logiciel où les erreurs peuvent se multiplier si les données ne sont pas correctement présentées, notamment en ce qui concerne la numérotation et la structuration par section.
Qu’est-ce qu’une mise en page sur Word ? En quoi consiste-t-elle ?
La mise en page de Microsoft Word est très différente de la mise en forme d’un document. La mise en forme concerne principalement l’apparence du contenu ou des paragraphes. En revanche, la mise en page se concentre sur la définition des en-têtes, pieds de page, marges, paysage, taille de page, orientations et interlignes. Elle inclut également l’utilisation des colonnes et des cellules dans les tableaux. Il est important de veiller à ce que la numérotation des pages soit correcte et que chaque section du document soit bien définie. Utilisez le bouton dans le menu pour personnaliser ces éléments selon vos besoins.
Utiliser les différentes fonctions de disposition, accessibles depuis l’onglet « Mise en page » ou « Disposition », permet non seulement de hiérarchiser les informations et les données, mais aussi de les rendre lisibles en un coup d’œil. Elle donne à votre document un aspect équilibré et bien proportionné, mais pour cela, il faut savoir utiliser les couleurs, les polices…
Par exemple, vous devez utiliser la même police de caractères pour chaque titre hiérarchique, les images doivent avoir des tailles uniformes, les phrases doivent être bien espacées avec un saut approprié pour chaque paragraphe afin de faciliter la lecture. Si vous employez des colonnes, assurez-vous qu’elles sont équilibrées pour éviter toute incohérence.
Tout comme en CSS, où les règles de style doivent être cohérentes pour garantir une présentation uniforme sur toutes les pages web, la cohérence dans la disposition d’un document Word est cruciale. Il est également primordial de vérifier que la numérotation des pages est cohérente à travers tout le document.
Par exemple, assurez-vous d’utiliser la même police pour chaque titre hiérarchique, de maintenir des tailles d’images uniformes, et d’espacer correctement les phrases avec un saut approprié pour chaque paragraphe afin de favoriser la lecture. Si vous employez des colonnes, veillez à ce qu’elles soient équilibrées pour éviter les incohérences. À l’instar de CSS, où la cohérence des règles de style est essentielle pour une présentation uniforme sur les pages web, il en va de même pour la disposition d’un document Word. Assurez-vous également que la numérotation des pages soit cohérente tout au long du document.
Si nécessaire, vous devez aussi ajouter une nuémrotation, au cas où vous auriez affaire à plusieurs pages. N’oubliez pas d’ajouter des en-têtes et des pieds de page. Notre formation Word débutant peut vous renseigner sur le sujet si vous souhaitez aller plus loin.
1. Comment personnaliser un en-tête et un pied de page ?
Il y a deux possibilités pour personnaliser l’en-tête d’un document. Soit, vous double-cliquez directement sur la partie blanche au-dessus de la feuille, soit vous passez par le ruban « Insertion » et dans le bouton en-tête, vous choisissez en bas, « modifier l’en-tête ». Du coup, vous vous retrouvez en mode conception « l’en-tête ». Le principe de celui-ci est de pouvoir donner un titre qui va se répéter sur toutes les pages, par exemple « Formation professionnelle sur le logiciel Microsoft Word », sans risque d’erreur. Vous constaterez ensuite que lorsque vous êtes dans la création de l’en-tête de page, le ruban « Création s’affiche ».
Cochez la case « Pages paires et impaires différentes » lorsque vous souhaitez réaliser un ouvrage. Cela veut dire qu’il va y avoir des pages à gauche et des pages à droite. Vous verrez qu’il y aura une différence entre les pages paires et impaires. Pour cela, utilisez le ruban « Accueil », et mettez « gras » et « alignement à droite ».
Pour valider cet en-tête, vous devez faire un double clic sur le document, et vous verrez ensuite apparaître le titre sur l’en-tête. Par contre, si vous passez par la page 2, puisque vous avez coché cette case, vous verrez que l’en-tête n’est pas appliqué. À la page 3, la page impaire, par contre, vous verrez à nouveau le titre.
Ensuite, occupez-vous de la page paire en récupérant le contenu, puis double-cliquez directement dans l’en-tête de la page 2. Collez-le en veillant à l’aligner sur la gauche. Maintenant, si vous naviguez dans le document, vous devriez voir que les pages paires constituent bien un en-tête avec les pages paires alignées à gauche.
Une fois que vous avez appliqué la modification à l’ensemble de la page, appuyez deux fois en dehors de la zone de texte.
2. Comment régler les marges
Il existe plusieurs options pour ajuster les marges. La première option consiste à cliquer sur l’onglet « Mise en page » ou « Disposition » dans la barre de menu au-dessus de votre document, selon votre version de logiciel. Vous cliquez ensuite sur la flèche déroulante « Marge » et une série de marges prédéfinies parmi lesquelles choisir apparaît.
Si aucune de ces propositions ne vous convient, vous pouvez sélectionner sur « Marges personnalisées » qui se trouve juste tout en bas. Pour pouvoir les modifier, vous devez cocher la case « Pages en vis-à-vis ». Vous verrez que lorsque vous appuyez sur cette case, vous verrez apparaître la vignette sur le côté droit.
Une fois que vous avez coché « pages vis-à-vis », vous pouvez entrer les valeurs que vous souhaitez. Vous devez également modifier la valeur de la case « Reliure » si vous avez plusieurs pages. Cela vous permettra de décaler votre texte afin qu’il ne soit pas trop proche de la reliure. N’oubliez pas de vérifier que la numérotation soit correcte après ce type de modification.
Vous avez également une autre possibilité pour ajuster les marges de votre document. Il suffit de modifier les marges à l’aide des règles situées en bas du menu. Si vous ne la voyez pas, cliquez sur « Affichage » puis « Règle ».
Les zones grises à gauche et à droite représentent votre marge et la zone blanche au milieu représente votre texte. Vous avez donc un petit curseur avec deux flèches à gauche et à droite. Vous cliquez sur la règle et faites glisser vers la droite ou la gauche pour déplacer vos marges. Vous faites la même chose de l’autre côté et si cela ne vous convient pas, vous appuyez sur retour ou CNTRL+Z. Cela vous permettra de modifier vos marges sans risquer de modifier la numérotation de manière incorrecte.
Si dans le cas où vous souhaitez modifier les marges que sur une partie des paragraphes, vous modifiez la partie, puis vous allez dans la » Règle « et vous faites bouger le curseur en fonction du modèle que vous souhaitez donner à votre texte.
3. Comment modifier l’orientation de la page
Vous avez deux options pour l’orientation de la page : paysage et portrait. Vous pouvez choisir « paysage » si vous voulez orienter votre page horizontalement et « portrait » si vous voulez l’orienter verticalement.
Pour modifier l’orientation de votre page, cliquez sur l’onglet « Mise en page », puis « Marges ». Vous faites passer votre curseur sur « marges personnalisées », puis choisissez celle qui vous convient le plus : portrait ou paysage.
4. Comment choisir la taille de la page
Les imprimantes sont faites pour imprimer au format A4 notamment, car c’est le format standard dans les pays francophones. Cependant, vous pouvez choisir un format personnalisé en fonction de votre type de projet, comme le A3 par exemple, qui représente 2 feuilles A4 côte à côte.
Pour choisir la taille de la page, vous devez cliquer sur « Mise en page » puis « Taille ». Cliquez ensuite sur l’icône qui représente le format de page souhaité. Par exemple, vous pouvez cliquer sur Legal (21,59 X 35, 56cm). La liste est longue et correspond à tous les standards européens et américains.
Si vous recherchez des dimensions exactes et qu’ils ne sont pas disponibles, cliquez sur « Autres formats de papier » ou » Autres formats de page prédéfinis » ou » Créer un nouveau format de page » pour créer un format de page personnalisé. Vous pouvez ensuite indiquer les dimensions et la taille exacte du papier (largeur et longueur).
5. Comment modifier un thème ?
Pour modifier un thème, vous devez vous rendre dans l’onglet « Création », puis appuyez sur le bouton « Thèmes ».
En effet, le thème comprend la combinaison des polices Calibri /Cambria, la combinaison des couleurs orange, vert, violet, rouge, bleu et d’effets.
La fonction « Thème » permet de changer rapidement l’apparence de votre document tout en maintenant une cohérence visuelle.
Vous pouvez appliquer un thème différent à partir de la galerie thèmes lorsque vous souhaitez donner un style particulier à votre document Word.
Cependant, vous pouvez également personnaliser votre thème (duo de polices, effets et couleurs) en cliquant sur le menu déroulant « Couleurs » en haut à droite de « Thèmes », puis en choisissant la couleur que vous souhaitez appliquer…
Maintenant que vous savez comment mettre en forme votre document Word, il ne vous reste plus qu’à vous exercer chez vous pour retenir les règles essentielles.
Maintenant que vous savez comment mettre en forme votre document Word, il ne vous reste plus qu’à vous exercer chez vous pour retenir les règles essentielles. Un saut de ligne entre les paragraphes peut également améliorer la lisibilité de votre document.
Vous y êtes presque !
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