Comment faire du Publipostage sur Word ?

Le publipostage est une fonctionnalité très utile de Word qui permet de créer des documents personnalisés en grande quantité, tels que des lettres, des enveloppes ou des étiquettes d’adresse. Grâce à cette fonction, il est possible d’automatiser l’insertion de données variables dans un document, comme les noms, adresses ou autres informations spécifiques à chaque destinataire.

Dans cet article, nous allons vous expliquer étape par étape comment faire du publipostage sur Word. Vous verrez que cette méthode est simple et efficace pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie manuelle. Suivez le guide !

Processus à suivre pour un publipostage réussi sur Word

Il y a plusieurs étapes à suivre pour réussir un publipostage sur le logiciel de traitement de texte de Microsoft Office qu’est WORD. Nous en comptons 7.

1. Créez un document de base

Cette première étape concerne l’édition de la lettre, du message type ou de la note de base nécessaire à la réalisation du publipostage. Cette étape n’est tout de même pas nécessaire s’il existe déjà un document de base préétabli.

Dans ce cas, vous pouvez passer directement au « Bloc d’adresse ». Comme les informations et les documents existent déjà, il vous suffit de saisir les adresses ou les noms de vos destinataires.

2. Démarrer le publipostage

Quand votre document de base est prêt (lettres, messages, étiquettes, enveloppe…), vous pouvez commencer votre publipostage. Ouvrez Word et choisissez l’onglet « Publipostage ». Ensuite, Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage ».

3. Choisir la nature du document à réaliser

Comme le publipostage permet de créer plusieurs types de document, vous devez choisir la nature du vôtre avant de continuer la fusion. Vous avez le choix entre créer des étiquettes, des lettres, des enveloppes et plein d’autres encore.

4. Choisir les destinataires

Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser une liste créée au préalable et se trouvant dans votre système, soit en créer une nouvelle à l’aide des grilles de saisie de Word. Si vous avez des adresses ou des contacts Outlook, vous pouvez également vous en servir.

Dans l’onglet « publipostage », après avoir choisi la nature des documents, allez dans « Sélection des destinataires » et choisissez entre « entrer une nouvelle liste » et « utiliser une liste existante ».

5. Insérer le champ de fusion

Pour intégrer un champ de vision, vous devez cliquer sur « Insérer un champ de fusion ». Vous allez ainsi pouvoir fusionner le document Word à réaliser et le document sources.

Dans le cas où le document source est enregistré sur une feuille de calcul Excel, il faut suivre la procédure suivante :

• • Dans Word, accédez à « outil », puis « publipostage »
  • Sélectionnez « créer » puis « une lettre type »
  • N’oubliez pas de sélectionner l’onglet « fenêtre active » pour indiquer que le document Word ouvert est celui qui prendra en charge du publipostage
  • Ensuite, cliquez sur « obtenir des données », puis sur « ouvrir la source de données » pour pouvoir sélectionner la feuille Excel
  • Une fois toutes ces étapes faites, vous pouvez « insérer les champs de fusions
  • Et pour terminer votre publipostage, cliquez sur « Terminer et Fusionner »

6. Voir un aperçu de la lettre

Pour avoir un aperçu du résultat de votre fusion et pour vérifier si les données saisies ou sélectionnées sont exactes, il vous suffit de cliquer sur « Aperçus des résultats ». Puis, n’oubliez pas d’enregistrer avec « Terminer et fusionner ».

Cette étape est importante, car elle permet aussi de vérifier si la taille du champ est suffisante. En effet, si tel n’est pas le cas, l’adresse peut être tronquée. Un publipostage donne un côté très professionnel et qualitatif à vos envois s’il est maîtrisé et donne un côté « amateur » s’il n’est pas optimisé.

7. Effectuer la fusion

C’est la toute dernière étape du publipostage. Elle consiste à imprimer ou à envoyer les documents créés aux destinataires. Pour ce faire, vous avez donc deux choix :

• Terminer la fusion par une impression : cliquez sur « Imprimer », ensuite sélectionnez « tous » si les lettres doivent être imprimées pour toutes les adresses. Sinon, optez pour « enregistrement en cours » (dans le cas où seulement une lettre pour un seul destinataire doit être imprimée).
• Terminer la fusion par un message électronique : cliquez sur « Message électronique » et puis sur « tous » ou sur « enregistrement en cours » selon les cas.

Toute cette procédure semble facile, mais pour pouvoir bien la maîtriser, il est conseillé de suivre une formation adéquate permettant de maîtriser les outils de publipostage et de s’exercer à réaliser un document communicatif.

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