Comment faire du Publipostage sur Word ?

Si vous cherchez un logiciel performant qui offre plusieurs possibilités d’éditer différents documents textes, nous vous recommandons Word. Faisant partie de la suite Microsoft Office, il est le logiciel de traitement de texte de référence.

Permettant la rédaction et la conception de différents documents allant du plus simple au plus compliqué (courriers, notes, contrats, statuts de l’entreprise, rapports de réunion, création de contenus pour le mailing…), Word présente de nombreuses fonctionnalités basiques et avancées.

Comme la fonction de la création et la sauvegarde d’un document, la recherche automatique et le remplacement, l’insertion d’une table de matière, d’une image, d’un tableau, la correction automatique ou encore le Publipostage.

Le publipostage est une technique utilisée pour créer des documents personnalisés en gardant une structure commune. Cette fonctionnalité avancée de Word est très appréciée des départements commerciaux et marketing d’une entreprise pour la prospection Business to Business ou Business to Consumer.  

Mais comment procéder ? Voyons ensemble dans cet article les différentes étapes à suivre pour effectuer un publipostage réussi et retrouver notre Formation Word pour débutant.

Définition et avantages de faire un Publipostage

Le publipostage est une technique marketing utilisée en B to B (d’entreprise en entreprise) ou en B to C (de producteur au consommateur final). Elle consiste à envoyer, par courriel ou par poste, certains documents, informations ou prospectus publicitaires dans le but d’informer un client ou un prospect, de promouvoir un produit, un service ou une enseigne… Cette technique est très courante dans le commerce par correspondance ou en ligne.

Il consiste à créer un document type qui servira de base et pourra être utilisé à plusieurs reprises, pour plusieurs envois. Le publipostage permet de réaliser des envois en nombre automatiquement. Le plus important réside dans le fait que vos documents seront néanmoins personnalisés sans votre intervention à chaque fois.

En effet, le publipostage permet de créer un lot de lettres ou de documents individualisés où les mises en page, la mise en forme, les graphismes ainsi que les contenus du texte sont identiques. Seuls les éléments que vous définissez personnalisables diffèrent, comme la date, le destinataire et ses coordonnées. Ainsi, il est important de maîtriser le publipostage si vous voulez personnaliser vos documents.

Cela permet de gagner du temps, en envoyant les lettres commerciales (pré-écrites) à plusieurs destinataires. Le publipostage permet aussi de mieux capter l’attention des gens et de cibler efficacement les prospects. Le mail est personnalisé, ce qui donne envie de lui accorder plus d’intérêt. En effet, le courriel reçu par le client lui sera adressé personnellement.

Le publipostage est également un moyen de communication marketing très avantageux. Il est peu coûteux pourtant très efficace ; de plus, le retour d’investissement est plus intéressant par rapport aux médias de masse, non individualisés.

En résumé, le publipostage est alors une technique de communication personnalisée, très économique et permettant d’envoyer des mails informatifs ou publicitaires à la bonne personne, au bon endroit et au bon moment. C’est un canal de communication non-intrusif qui permet de faire connaître plus efficacement une entreprise, un produit ou un service.

Même un service comptable peut y recourir pour des factures mensuelles dont seulement la date et la période changeront par exemple. A titre personnel, vous pouvez utiliser le publipostage pour rédiger une lettre d’invitation à un anniversaire ou à une fête quelconque. Le recours au publipostage est large, ainsi se former à son utilisation est important.

Processus à suivre pour un publipostage réussi sur Word

Il y a plusieurs étapes à suivre pour réussir un publipostage sur le logiciel de traitement de texte de Microsoft Office qu’est WORD. Nous en comptons 7.

1. Créez un document de base

Cette première étape concerne l’édition de la lettre, du message type ou de la note de base nécessaire à la réalisation du publipostage. Cette étape n’est tout de même pas nécessaire s’il existe déjà un document de base préétabli.

Dans ce cas, vous pouvez aller directement dans « Bloc d’adresse ». Comme les informations et documents existent déjà vous n’avez plus qu’à enregistrer les adresses ou les noms de vos destinataires.

2. Démarrer le publipostage

Quand votre document de base est prêt (lettres, messages, étiquettes, enveloppe…), vous pouvez commencer votre publipostage. Ouvrez Word et choisissez l’onglet « Publipostage ». Ensuite, Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage ».

3. Choisir la nature du document à réaliser 

Comme le publipostage permet de créer plusieurs types de document, vous devez choisir la nature du vôtre avant de continuer la fusion. Vous avez le choix entre créer des étiquettes,  des lettres, des enveloppes et pleins d’autres encore.

4. Choisir les destinataires 

Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser une liste créée au préalable et se trouvant dans votre système soit en créer une nouvelle à l’aide des grilles de saisie de Word. Si vous avez des adresses ou des contacts Outlook, vous pouvez également vous en servir.

Dans l’onglet « publipostage », après avoir choisi la nature des documents, allez dans « Sélection des destinataires » et choisissez entre « entrer une nouvelle liste » et « utiliser une liste existante ».

5. Insérer le champ de fusion

Pour intégrer un champ de vision, vous devez cliquer sur « Insérer un champ de fusion ». Vous allez ainsi pouvoir fusionner le document Word à réaliser et le document sources.

Dans le cas où le document source est enregistré sur une feuille de calcul Excel, il faut suivre la procédure suivante :

• • Dans Word, accédez à « outil» puis « publipostage »
  • Sélectionnez « créer» puis « une lettre type »
  • N’oubliez pas de sélectionner l’onglet « fenêtre active» pour indiquer que le document Word ouvert est celui qui prendra en charge du publipostage
  • Ensuite, cliquez sur « obtenir des données» puis sur « ouvrir la source de donnée » pour pouvoir sélectionner la feuille Excel
  • Une fois toutes ces étapes faites, vous pouvez « insérer les champs de fusions»
  • Et pour terminer votre publipostage, cliquez sur « Terminer et Fusionner»

6. Voir un aperçu de la lettre

Pour avoir un aperçu du résultat de votre fusion et pour vérifier si les données saisies ou sélectionnées sont exactes, il vous suffit de cliquer sur « Aperçus des résultats ». Puis, n’oubliez pas d’enregistrer avec « Terminer et fusionner ».

Cette étape est importante car elle permet aussi de vérifier si la taille du champ est suffisante. En effet, si tel n’est pas le cas, l’adresse peut être tronquée. Un publipostage donne un côté très professionnel et qualitatif à vos envois s’il est maîtrisé et donne un côté « amateur » s’il n’est pas optimisé.

7. Effectuer la fusion

C’est la toute dernière étape du publipostage. Elle consiste à imprimer ou à envoyer les documents créés aux destinataires. Pour ce faire, vous avez donc deux choix :

• Terminer la fusion par une impression : cliquez sur « Imprimer», ensuite sélectionnez « tous » si les lettres doivent être imprimées pour toutes les adresses. Sinon, optez pour « enregistrement en cours » (dans le cas où seulement une lettre pour un seul destinataire doit être imprimé).
• Terminer la fusion par un message électronique : cliquez sur « Message électronique» et puis sur « tous » ou sur « enregistrement en cours » selon les cas.

Toute cette procédure semble facile, mais pour pouvoir bien la maîtriser, il est conseillé de suivre une formation adéquate permettant de maîtriser les outils de publipostage et de s’exercer à réaliser un document communicatif.

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