Le publipostage est une fonctionnalité très utile de Word qui permet de créer des documents personnalisés en grande quantité, tels que des lettres, des enveloppes ou des étiquettes d’adresse. Grâce à cette fonction, il est possible d’automatiser l’insertion de données variables dans un document, comme les noms, adresses ou autres informations spécifiques à chaque destinataire.
Dans cet article, nous allons vous expliquer étape par étape comment faire du publipostage sur Word. Vous verrez que cette méthode est simple et efficace pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie manuelle. Suivez le guide !
Processus à suivre pour un publipostage réussi sur Word
Il y a plusieurs étapes à suivre pour réussir un publipostage sur le logiciel de traitement de texte de Microsoft Office qu’est WORD. Nous en comptons 7.
1. Créez un document de base
Cette première étape concerne l’édition de la lettre, du message type ou de la note de base nécessaire à la réalisation du publipostage. Cette étape n’est tout de même pas nécessaire s’il existe déjà un document de base préétabli.
Dans ce cas, vous pouvez passer directement au « Bloc d’adresse ». Comme les informations et les documents existent déjà, il vous suffit de saisir les adresses ou les noms de vos destinataires.
2. Démarrer le publipostage
Quand votre document de base est prêt (lettres, messages, étiquettes, enveloppe…), vous pouvez commencer votre publipostage. Ouvrez Word et choisissez l’onglet « Publipostage ». Ensuite, Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage ».
3. Choisir la nature du document à réaliser
Comme le publipostage permet de créer plusieurs types de document, vous devez choisir la nature du vôtre avant de continuer la fusion. Vous avez le choix entre créer des étiquettes, des lettres, des enveloppes et plein d’autres encore.
4. Choisir les destinataires
Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser une liste créée au préalable et se trouvant dans votre système, soit en créer une nouvelle à l’aide des grilles de saisie de Word. Si vous avez des adresses ou des contacts Outlook, vous pouvez également vous en servir.
Dans l’onglet « publipostage », après avoir choisi la nature des documents, allez dans « Sélection des destinataires » et choisissez entre « entrer une nouvelle liste » et « utiliser une liste existante ».
5. Insérer le champ de fusion
Pour intégrer un champ de vision, vous devez cliquer sur « Insérer un champ de fusion ». Vous allez ainsi pouvoir fusionner le document Word à réaliser et le document sources.
Dans le cas où le document source est enregistré sur une feuille de calcul Excel, il faut suivre la procédure suivante :
-
- Dans Word, accédez à « outil », puis « publipostage »
- Sélectionnez « créer » puis « une lettre type »
- N’oubliez pas de sélectionner l’onglet « fenêtre active » pour indiquer que le document Word ouvert est celui qui prendra en charge du publipostage
- Ensuite, cliquez sur « obtenir des données », puis sur « ouvrir la source de données » pour pouvoir sélectionner la feuille Excel
- Une fois toutes ces étapes faites, vous pouvez « insérer les champs de fusions
- Et pour terminer votre publipostage, cliquez sur « Terminer et Fusionner »
6. Voir un aperçu de la lettre
Pour avoir un aperçu du résultat de votre fusion et pour vérifier si les données saisies ou sélectionnées sont exactes, il vous suffit de cliquer sur « Aperçus des résultats ». Puis, n’oubliez pas d’enregistrer avec « Terminer et fusionner ».
Cette étape est importante, car elle permet aussi de vérifier si la taille du champ est suffisante. En effet, si tel n’est pas le cas, l’adresse peut être tronquée. Un publipostage donne un côté très professionnel et qualitatif à vos envois s’il est maîtrisé et donne un côté « amateur » s’il n’est pas optimisé.
7. Effectuer la fusion
C’est la toute dernière étape du publipostage. Elle consiste à imprimer ou à envoyer les documents créés aux destinataires. Pour ce faire, vous avez donc deux choix :
- Terminer la fusion par une impression : cliquez sur « Imprimer », ensuite sélectionnez « tous » si les lettres doivent être imprimées pour toutes les adresses. Sinon, optez pour « enregistrement en cours » (dans le cas où seulement une lettre pour un seul destinataire doit être imprimée).
- Terminer la fusion par un message électronique : cliquez sur « Message électronique » et puis sur « tous » ou sur « enregistrement en cours » selon les cas.
Toute cette procédure semble facile, mais pour pouvoir bien la maîtriser, il est conseillé de suivre une formation adéquate permettant de maîtriser les outils de publipostage et de s’exercer à réaliser un document communicatif.
Formation Word CPF de niveau avancé chez Clic Compétences
Nous proposons des formations Word de niveau expert pour toutes personnes souhaitant se perfectionner et maîtriser les fonctionnalités avancées de Word comme celles du publipostage. Elles sont accessibles à ceux qui justifient au moins d’un niveau intermédiaire sur cet outil.
Nos formations Word Avancé consistent à vous faire connaître toutes les fonctions plus poussées de ce logiciel de traitement de texte afin de réaliser des documents professionnels, simples et complexes nécessaires à vous faciliter vos tâches bureautiques.
Avec nos formations Word en cours particuliers, vous n’aurez plus du mal à créer des documents Word, à insérer des tableaux et des graphiques dans vos textes, ou encore à créer des formulaires et des tables de matières et à effectuer du publipostage.
L’avantage de suivre une formation Word CPF chez Clic Compétences c’est la liberté qu’elle offre. Nos cours sont données en ligne pour permettre à chacun de suivre les cours depuis n’importe où. Nos horaires de formation sont aussi très souples.
Chaque stagiaire a son formateur individuel qui s’occupe de lui élaborer un parcours de cours unique et adapté à son niveau (défini au début de la formation lors d’un test de positionnement), à son objectif et à sa disponibilité. Cela permet d’apprendre rapidement Word.
Profitez ainsi d’un accompagnement individuel de nos coachs pédagogiques et de nos professeurs dédiés. Cela permet de mieux connaître le stagiaire pour lui élaborer des documents pédagogiques adéquats, disponibles sur notre plateforme en ligne. Ces supports de cours (tutoriels et résumés de cours) sont conçus par les formateurs de façon à assurer une progression rapide, efficace et durable.
Vous y trouverez également des exercices d’entraînement qui vous serviront à bien maîtriser les fonctionnalités de Word comme l’exécution d’un publipostage complexe. Ils vous préparent également aux examens de validation des acquis.
En effet, nos formations Word en ligne sont certifiantes. Elles permettent d’obtenir l’une des certifications leaders en mesure des compétences informatiques : la certification TOSA et ICDL Word. Elles serviront à attester vos compétences sur Word. Reconnues en France et à l’étranger, elles permettent de booster votre employabilité.
Coût d’une formation Word certifiante de Clic Compétences
Le coût de nos formations dépend de plusieurs critères (le niveau, la durée de la formation…), et pour avoir un aperçu des tarifs que nous proposons, vous pouvez consulter nos catalogues de prix. Sinon, vous pouvez également appeler au 07 56 80 14 61 pour demander un devis détaillé et précis auprès de nos conseillers pédagogiques. Ils sont disponibles 6/7 jours aux heures de bureau.
Cependant, pour financer vos formations Word, vous pouvez choisir entre payer de votre propre poche ou de mobiliser vos droits aux formations professionnelles. Ce droit se manifeste sous forme d’aide financière venant du gouvernement et de certains organismes sociaux tel que le Pôle Emploi et les OPCOs.
Nos formations sont éligibles à toutes ces aides (CPF, AIF, FNE-Formation, FIF-PL…) car elles suivent les normes de qualité imposées par Qualiopi et Datadock. Cependant, le CPF est le plus mobilisé, cela vient du fait de ses avantages.
Les frais de votre formation Word certifiante peut être couvert par votre solde de compte CPF. Avec un compte alimenté à hauteur de 500 euros par an, cette aide venant de gouvernement et destinée à toutes personnes actives (16 ans et plus, retraite comprise) est mobilisable tout au long de votre vie professionnelle. Et au cas où le budget restant de votre compte CPF ne serait pas suffisant, vous pouvez effectuer une demande d’abondement auprès de votre OPCO ou auprès de Pôle Emploi.
Formation Word PDF : Les Meilleurs Cours Gratuits
Introduction Les PDF gratuits pour se former sur Word [...]
Mise en page d’un document Word : Les techniques à connaître
Qu’est-ce qu'une mise en page sur Word ? En [...]
Comment faire du Publipostage sur Word ?
Processus à suivre pour un publipostage réussi sur Word [...]
8 conseils pour réussir sa plaquette commerciale sur Word
Quels sont les avantages de la plaquette commerciale pour [...]
Vous y êtes presque !
Vous y êtes presque !