Mise en page d’un document Word : Les techniques à connaître

La mise en page d’un document Word est essentielle pour faire passer votre message de manière claire et efficace. Elle met les lecteurs dans de bonnes dispositions et facilite la compréhension de votre document. Une bonne présentation donne une image professionnelle de votre travail.

En effet, un document Word bien structuré, illustré et organisé, soutenu par des tableaux, des images, des diagrammes ou autres, peut amplement faciliter la compréhension visuelle du contenu.

A travers cet article, découvrez les bonnes techniques indispensables pour une mise en page réussie de vos documents professionnels.

Qu’est-ce que une mise en page sur Word ?  En quoi consiste-t-elle ?

La mise en page de Word est très différente de la mise en forme d’un document. Alors que la mise en forme consiste à analyser l’apparence du texte ou des paragraphes, la mise en page consiste à définir les en-têtes, les pieds de page, les marges, le paysage, la taille de la page, les orientations, les interlignes…

La mise en page permet non seulement de hiérarchiser les informations, mais aussi de les rendre lisibles en un coup d’œil. Elle donne à votre document un aspect équilibré et bien proportionné, mais pour cela il faut savoir utiliser les couleurs, les polices… Par exemple, vous devez utiliser la même police de caractères sur chaque titre hiérarchique, les images doivent avoir à peu près la même taille, le texte doit être bien espacé, en utilisant des interlignes pour chaque paragraphe afin de faciliter la lecture…

Si nécessaire, vous devez également ajouter une pagination, au cas où vous auriez affaire à plusieurs pages. N’oubliez pas d’ajouter des en-têtes et des pieds de page. Notre Formation Word débutant peut vous renseigner sur le sujet si vous souhaitez aller plus loin.

Cochez la case « Pages paires et impaires différentes » lorsque vous souhaitez réaliser un ouvrage. Cela veut dire qu’il va y avoir des pages à gauche et des pages à droite. Vous verrez qu’il y aura une différence entre les pages paires et impaires. Pour cela, sélectionnez  le ruban « Accueil », et mettez « gras » et « alignement à droite ».

Pour valider cet en-tête, vous devez faire un double clic sur le document, vous verrez ensuite apparaître le titre sur l’en-tête. Par contre, si vous passez par la page 2, puisque vous avez coché cette case, vous verrez que l’en-tête n’est pas appliqué. A la page 3, la page impaire, par contre, vous verrez à nouveau le titre.

Ensuite, vous allez  vous occuper de la page paire en récupérant le texte puis en double-cliquant cette fois-ci directement dans l’en-tête de la page 2. Faites coller le texte, en le gardant aligné sur la gauche. Maintenant, si vous naviguez dans le document, vous devriez voir que les pages paires constituent bien un en-tête avec les pages paires alignées à gauche.

En cliquant deux fois en bas de page, la zone de pied de page apparaît. Vous cliquez ensuite sur « Numéro de page » qui se trouve en haut dans la barre d’outils. Une petite case grise apparaisse. Vous choisissez ensuite l’alignement que vous souhaitez faire apparaître (centre, droite ou gauche). Vous pouvez ensuite choisir la police et la taille que vous souhaitez faire appliquer en choisissant au numéro qui se trouve dans le pied de page.

Une fois que vous avez appliqué la modification à l’ensemble de la page, appuyez deux fois en dehors de la zone de texte.

2. Comment régler les marges

Il existe plusieurs options pour ajuster les marges. La première option consiste à cliquer sur « Mise en page » ou « Disposition » dans la barre de menu au-dessus de votre document, selon votre version de logiciel. Vous cliquez ensuite sur la flèche déroulante « Marge » et une série de marges prédéfinies parmi lesquelles choisir apparaît.

Si aucune de ces propositions ne vous convient, vous pouvez sélectionner sur « Marges personnalisées » qui se trouve juste tout en bas. Pour pouvoir les modifier, vous devez cocher la case « Pages en vis-à-vis ». Vous verrez que lorsque vous appuyez sur cette case, vous verrez apparaître la vignette sur le côté droit.

Une fois que vous avez coché « pages vis-à-vis », vous pouvez entrer les valeurs que vous souhaitez. Vous devez également modifier la valeur sur la case « Reliure » si vous avez plusieurs pages. Cela vous permettra de décaler votre texte afin qu’il ne soit pas trop proche de la reliure.

Vous avez également une autre possibilité pour ajuster les marges de votre document. Il suffit de modifier les marges à l’aide des règles situées en bas du menu. Si vous ne la voyez pas, cliquez sur « Affichage » puis « Règle ». Les zones grises à gauche et à droite représentent votre marge et la zone blanche au milieu représente votre texte. Vous avez donc un petit curseur avec deux flèches à gauche et à droite. Vous cliquez sur la règle et faites glisser vers la droite ou la gauche pour déplacer vos marges. Vous faites la même chose de l’autre côté et si cela ne vous convient pas, vous appuyez sur retour ou CNTRL+Z. Cela vous permettra de modifier vos marges.

Si dans le cas où vous souhaitez modifier les marges que sur une partie de texte, vous sélectionnez la partie à modifier puis vous allez dans la  » Règle «  et vous faites bouger le curseur en fonction du modèle que vous souhaitez donner à votre texte.

3. Comment modifier l’orientation de la page

Vous avez deux options pour l’orientation de la page : paysage et portrait. Vous pouvez choisir « paysage » si vous voulez orienter votre page horizontalement et « portrait » si vous voulez l’orienter verticalement.

Pour modifier l’orientation de votre page, cliquez sur 3Mise en page » puis « Marges ». Vous faites passer votre curseur sur « marges personnalisées », puis choisissez celle qui vous convient le plus : portrait ou paysage.

4. Comment choisir la taille de la page

Les imprimantes sont faites pour imprimer au format A4 notamment car c’est le format standard dans les pays francophones. Cependant, vous pouvez choisir un format personnalisé en fonction de votre type de projet comme le A3 par exemple qui représente 2 feuilles A4 côte à côte.

Pour choisir la taille de la page, vous devez cliquer sur « Mise en page » puis « Taille ». Cliquez ensuite sur l’icône qui représente le format de page souhaité. Par exemple, vous pouvez cliquer sur Legal (21,59 X 35, 56cm). La liste est longue et correspond à tous les standards européens et américains.

Si vous recherchez des dimensions exacts et qu’ils ne sont pas disponibles, cliquez sur «  Autres formats de papier  » ou  » Autres formats de page prédéfinis  » ou  » Créer un nouveau format de page  » pour créer un format de page personnalisé. Vous pouvez ensuite indiquer les dimensions la taille exacte du papier (largeur et longueur).

5. Comment modifier un thème ?

Pour modifier un thème, vous devez vous rendre dans l’onglet « Création » puis appuyez sur le bouton « Thèmes ».

En effet, le thème comprends la combinaisons des polices Calibri /Cambria, la combinaison des couleurs orange, vert, violet, rouge, bleu et d’effets.

Vous pouvez appliquer un thème différent à partir de la galerie thèmes lorsque vous souhaitez donner un style particulier à votre document Word.

Cependant, vous pouvez également personnaliser votre thème (duo de polices, effets et couleurs) en cliquant sur le menu déroulant « Couleurs » en haut à droite de « Thèmes », puis en choisissant la couleur que vous souhaitez appliquer…

Maintenant que vous savez comment mettre en forme votre document Word, il ne vous reste plus qu’à vous exercer chez vous pour retenir les règles essentielles.