Excel offre de nombreuses fonctionnalités à ses utilisateurs pour travailler plus facilement, plus correctement et plus rapidement avec des chiffres et d’autres valeurs.
En plus d’effectuer des calculs avec des formules, de créer des tableaux et des graphiques, de fusionner des données, il vous permet également de gérer toute une liste de données sans avoir à les taper à chaque fois.
Si, par exemple, vous devez saisir des données répétitives dans une feuille de calcul, souhaiter créer des valeurs prédéfinies, sélectionner un élément dans une liste d’options, contrôler toutes les entrées de données pour les cellules importantes, mais aussi pour éviter les erreurs de frappe, la création d’une liste déroulante dans Excel est la solution la plus simple pour la saisir et conserver la cohérence de vos données.
Dans cet article, nous expliquons les étapes nécessaires à la création de cette liste déroulante.
Qu’est-ce qu’une liste déroulante ?
Aujourd’hui, de nombreux professionnels utilisent cette fonction d’Excel pour effectuer leurs tâches automatiquement ou plus rapidement comme dans le cas de l’utilisation de la liste déroulante avec Microsoft Excel. La liste déroulante optimise le temps de saisie et limite les erreurs.
En effet, une liste déroulante est un élément d’interface graphique qui permet à un utilisateur de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. Selon les besoins de l’utilisateur, elle peut être configurée pour lui permettre de sélectionner une ou plusieurs options.
La liste déroulante n’est pas figée, elle peut être enrichie au fur et à mesure si besoin. Elle est évolutive.
Pour quelles raisons créer une liste déroulante dans Microsoft Excel ?
La création d’une liste déroulante dans Microsoft Excel offre de nombreux avantages aux utilisateurs qui souhaitent une saisie de données plus précise, plus rapide, sans fautes d’orthographe et moins répétitive.
Elle permet à un utilisateur qui sélectionne une cellule de faire défiler les valeurs à l’aide de la flèche vers le bas, puis de cliquer sur une valeur sélectionnée.
Avec une liste déroulante, les fautes d’orthographe sont limitées, mais aussi votre feuille de calcul est beaucoup plus soignée.
Quelles sont les étapes à suivre pour créer une liste déroulante dans Excel ?
Vous trouverez ci-dessous les étapes nécessaires pour créer une liste déroulante avec le logiciel Excel.
1ère étape : Saisir la liste de vos données dans une feuille de calcul vierge
Ouvrez une feuille de calcul vierge et saisissez les données. Une fois cette opération effectuée, cliquez sur la cellule dont vous souhaitez faire apparaître la liste déroulante.
2ème étape : Sélectionner la cellule concernée par la liste déroulante
Cliquez ensuite sur l’onglet «Données» dans la barre de menu, puis dans la catégorie « outils de données », vous devez sélectionner « Validation de données ». En cliquant dessus, une boîte de dialogue apparaît. Vous devez ensuite sélectionner sur « liste ».
3ème étape : Sélectionner les champs contenant les données pour la liste déroulante
La troisième étape consiste à sélectionner toutes les cellules sur lesquelles vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse. Dans notre exemple, nous avons sélectionné la plage D2:D9.
Comment afficher un message en cliquant sur une cellule concernée ?
Vous souhaitez afficher un message en cliquant sur la cellule concernée ? C’est possible en cliquant sur l’onglet « Message de saisie ». Saisissez un titre en choisissant, par exemple, le nom des cellules concernées, puis saisissez un message de saisie (environ 225 caractères). Pour notre cas, nous avons choisi d’écrire « Sélectionnez une ville dans la liste ».
Comment afficher un message contextuel ?
Si vous souhaitez afficher un message contextuel lorsqu’un élément ne figure pas dans votre liste, sélectionnez « Alerte d’erreur » toujours dans « Validations des données ». Saisissez vos messages dans la case vide située sous « Message d’erreur » et n’oubliez pas de remplir la case « Titre ». Ce message est utilisé pour alerter l’utilisateur lorsque des données invalides sont saisies.
Pour empêcher un utilisateur de saisir des données qui ne figurent pas dans la liste déroulante, vous pouvez cliquer sur l’une des options de la case « Style ». Par exemple, vous pouvez choisir « Arrêt », « Avertissement » ou « Information ».
Si vous ne souhaitez pas qu’un message soit affiché, vous pouvez désactiver la case « Lorsque des données non valides sont tapées ».
En suivant ces étapes à la lettre, vous pouvez facilement et rapidement créer une liste déroulante dans Excel. Si vous souhaitez améliorer vos connaissances et compétences sur le tableur Excel, la meilleure solution est de suivre une formation professionnelle au sein d’un organisme doté de nombreuses expériences dans le domaine.
Comment effacer un contenu dans une liste déroulante ?
Dans les paragraphes précédents, nous avons vu comment créer une liste déroulante dans Excel, maintenant nous allons voir comment supprimer des éléments dans une liste déroulante. En fait, nous utilisons la même méthode que celle de l’ajout de la liste déroulante, cette fois nous procédons à la suppression. Vous verrez qu’il ne faut que quelques minutes pour effectuer toutes les étapes de la suppression de votre liste déroulante.
Vous souhaitez supprimer des éléments dans une liste déroulante, mais vous ne savez pas comment procéder ?
La première étape consiste à sélectionner puis à supprimer les éléments de la liste déroulante. Vous cliquez sur l’onglet « Données » puis sur « Validation des données », ensuite sur « Options ». Dans l’onglet paramètre, vous cliquez sur « Effacer tout » puis « Ok ».
Entre autres, si vous ne voulez supprimer toutes les cellules, mais seulement une ou quelques-unes, cliquez sur « Données », puis sur « Validation des dialogues ». Dans le volet « Source », modifiez les références des cellules que vous souhaitez supprimer. Appuyez ensuite sur « Ok ».
Vous y êtes presque !
Vous y êtes presque !
