Guide pour créer un planning automatisé avec Excel

La création d’un planning automatisé avec le tableur Excel édité par Microsoft peut s’avérer être une tâche très pratique pour gérer efficacement votre temps, vos ressources et vos projets.

En effet, l’automatisation d’un planning permet de gagner du temps, d’éviter les outils et les erreurs et d’améliorer la productivité.

Dans cet article, nous verrons pourquoi créer un planning automatisé avec Excel, quelles sont les étapes à suivre pour vous aider à créer votre propre planning avec ce tableur et nous allons également voir quelques exemples vous permettant de comprendre plus facilement le divers processus.

Pourquoi créer un planning automatisé avec Excel ?

Créer un planning automatisé avec Excel offre de nombreux avantages pratiques et organisationnels. Cela permet d’améliorer l’efficacité, la précision et la productivité dans la gestion de projets, tout en offrant une meilleure visibilité et un contrôle accru sur les activités en cours.

Grâce à l’automatisation, vous pouvez consacrer plus de temps à la prise de décisions stratégiques et à l’atteinte de vos objectifs sans être freiné par des tâches répétitives et fastidieuses.

Voici quelques raisons convaincantes pour lesquelles il est judicieux de créer un planning automatisé avec Excel :

Gain de temps considérable

L’automatisation permet de gagner un temps précieux en évitant les saisies manuelles répétitives. Une fois les formules et les fonctions correctement paramétrées, le planning se met à jour automatiquement dès que de nouvelles informations sont ajoutées ou modifiées. Cela libère du temps pour se concentrer sur d’autres tâches importantes.

Réduction des erreurs

Les erreurs humaines sont inévitables lors de la création manuelle de plannings. Avec la planification automatisée, la probabilité d’erreurs est considérablement réduite, car les calculs sont effectués de manière précise et cohérente par Excel. Cela garantit une plus grande fiabilité des données et des informations.

Flexibilité et polyvalence

Excel offre une grande flexibilité lors de la création de plannings. Vous pouvez personnaliser le calendrier en fonction de vos besoins spécifiques, en ajoutant ou en supprimant des tâches, en ajustant les durées ou en changeant de responsable, tout en laissant les formules et les fonctions se charger automatiquement des mises à jour.

Suivi en temps réel

Grâce à l’automatisation, vous pouvez suivre l’avancement de votre projet en temps réel. Les mises à jour automatiques vous donnent une visibilité instantanée de tout changement ou retard. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble claire de l’état actuel du projet.

Visualisation des données

Excel offre de puissantes fonctions graphiques permettant de visualiser les données sous la forme de graphiques, de tableaux croisés dynamiques et d’autres représentations visuelles. Ces outils facilitent la compréhension des tendances, des performances et des problèmes potentiels, ce qui permet de prendre des décisions en connaissance de cause.

Analyse et rapports faciles

Grâce à la planification automatisée, vous pouvez rapidement générer des rapports personnalisés pour évaluer les performances, l’efficacité et l’utilisation des ressources. Ces rapports peuvent être utiles pour les réunions d’équipe, les présentations aux parties prenantes et la planification à long terme.

Partage et collaboration faciles

Les plannings automatisés créés avec Excel peuvent être facilement partagés avec les membres de l’équipe et les parties prenantes. Vous pouvez utiliser des services de stockage en ligne ou des plateformes de collaboration pour permettre à chacun d’accéder aux mises à jour en temps réel et de contribuer au planning de manière collaborative.

Quelles sont les étapes qui vous aideront à créer votre propre planning Excel automatisé ?

En suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez créer un planning Excel automatisé, efficace et personnalisé qui vous aidera à gérer efficacement vos projets, à gagner du temps et à améliorer votre productivité.

Étape 1 : Définir les objectifs et les besoins

Avant de commencer à construire votre planning automatisé, prenez le temps de définir clairement vos objectifs. Quels sont les processus que vous souhaitez automatiser ? Quelles sont les tâches que vous souhaitez inclure dans le planning ? Identifiez également les informations essentielles dont vous aurez besoin pour chaque tâche, telles que les dates de début et de fin, les responsables, les durées, etc.

Étape 2 : Collecter les données nécessaires

Une fois que vous avez clairement défini vos besoins, rassemblez toutes les données dont vous avez besoin pour alimenter votre planning. Il peut s’agir de listes de tâches, des dates importantes, de ressources disponibles, de délais à respecter, etc. Veiller à ce que les données sont organisées de manière cohérente pour faciliter leur importation dans Excel.

Étape 3 : Ouvrir Microsoft Excel et créer un nouveau classeur

Lancez Microsoft Excel et créez un nouveau classeur. Assurez-vous que vous disposez d’une version d’Excel qui prend en charge les fonctionnalités d’automatisation, telles que les tableaux dynamiques (Tableau croisé dynamique) et les formules avancées.

Étape 4 : Organiser les données dans des feuilles de calcul

Créez des feuilles de calcul distinctes pour chaque catégorie de données, par exemple, une feuille pour les tâches, une autre pour les ressources, etc. Veillez à organiser les données de manière logique et cohérente pour faciliter la mise en place de votre planning automatisé.

Étape 5 : Utiliser des formules pour automatiser les calculs

Dans Excel, utilisez des formules et des fonctions pour automatiser les calculs. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction SOMME pour calculer la durée totale d’un projet ou la fonction SI pour marquer une tâche comme « terminée » une fois que la date de fin dépassée. L’utilisation de ces fonctions permettra à votre planning de s’adapter automatiquement à l’évolution des données.

Étape 6 : Utiliser des tableaux croisés dynamiques pour la visualisation

Les tableaux croisés dynamiques sont un excellent moyen de visualiser vos données et de les présenter sous forme de tableau synthétique. Créez des tableaux croisés dynamiques à partir de vos données pour obtenir des rapports et des graphiques faciles à comprendre. Cela vous permet de suivre l’avancement du projet, d’identifier les éventuels retards et d’ajuster les ressources en conséquence.

Étape 7 : Mise en forme et personnalisation de l’emploi du temps

Ajoutez des mises en forme, des couleurs et des polices pour rendre votre planning plus attrayant et facile à lire. Vous pouvez également personnaliser les fonctionnalités d’Excel pour répondre à vos besoins spécifiques.

Étape 8 : Mettre votre planning à jour régulièrement

Un planning automatisé est efficace s’il est régulièrement mis à jour. Veillez à actualiser les données et à ajuster les tâches en fonction de l’évolution du projet. Cela garantira que votre planning reste précis et pertinent tout au long du processus.

Quelques exemples pour vous aider à comprendre le processus de création de planning automatisé avec Excel  

Vous trouverez ci-dessous deux exemples de création de planning automatisé à l’aide du logiciel Excel.

Ces exemples illustrent comment créer des plannings automatisés avec Excel, en utilisant des formules, des mises en forme conditionnelles et éventuellement des tableaux croisés dynamiques pour faciliter la gestion et le suivi de vos projets.

Vous pouvez les adapter à vos propres besoins et vos préférences.

Exemple 1 : Planning de suivi des dépenses mensuelles

1. Définir les colonnes de données :

Colonne A : Tâches

Colonne B : Date de début

Colonne C : Durée (en jours)

Colonne D : Responsable

Colonne E : État (En cours/Terminée)

2. Remplir les données :

Remplissez les informations de chaque tâche dans les colonnes correspondantes.

3. Calculer les dates de fin automatiquement

Dans la colonne F (date de fin), utilisez la formule suivante :

=B2+C2-1

Cela calcule automatiquement la date de fin en ajoutant la durée à la date de début, en soustrayant 1 pour ne pas inclure la date de début elle-même.

4. Utiliser une mise en forme conditionnelle :

Pour faciliter la visualisation des tâches en cours et terminées, appliquez une mise en forme conditionnelle à la colonne E (État). Par exemple, mettez en évidence les tâches terminées en vert et les tâches en cours en bleu.

5. Créer un tableau croisé dynamique (facultatif) :

Si vous souhaitez obtenir des rapports et des graphiques à partir de vos données, vous pouvez créer un tableau croisé dynamique basé sur les informations relatives à la planification. Vous obtiendrez ainsi une vue d’ensemble des tâches par gestionnaire, par statut, etc.

Exemple 2 : Planning de suivi de projets avec échéances

1. Définir les colonnes de données :

Colonne A : Tâches

Colonne B : Description

Colonne C : Date de début

Colonne D : Durée (en jours)

Colonne E : Échéance

2. Remplir les données :

Remplissez les informations de chaque projet dans les colonnes correspondantes.

3. Calculer automatiquement les échéances

Dans la colonne F (Échéance), utilisez la formule suivante :

=C2+D2-1

Cela calcule automatiquement la date d’échéance en ajoutant la durée à la date de début, en soustrayant 1 pour ne pas inclure la date de début elle-même.

4. Utiliser la mise en forme conditionnelle (facultatif) :

Pour mettre en évidence les projets dont l’échéance est proche ou dépassée, vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle à la colonne F (Échéance) pour les dates passées ou proches. 

5. Utiliser des filtres (facultatif) :

Vous pouvez ajouter des filtres aux en-têtes de colonnes pour trier et filtrer facilement vos projets en fonction de différents critères, tels que l’échéance, le responsable, etc.

Comment apprendre Excel rapidement et efficacement ?

Microsoft Excel est un logiciel puissant et polyvalent qui offre une multitude de fonctionnalités pour la gestion des données, les calculs, l’analyse et bien plus encore.

Que vous soyez un étudiant, un professionnel ou simplement quelqu’un qui souhaite améliorer ses compétences en informatique, apprendre Excel peut vous être extrêmement bénéfique, même si cela demande du temps, de la pratique et de la détermination.

Avec une pratique régulière et une approche axée sur les besoins, vous maîtriserez rapidement les bases et serez en mesure de réaliser des tâches complexes avec Excel.

Voici quelques conseils pour apprendre Excel rapidement et efficacement :

Commencer par les bases

Avant de plonger dans les fonctionnalités avancées d’Excel, il est essentiel de comprendre les bases. Familiarisez-vous avec l’interface utilisateur, les commandes de base, les feuilles de calcul, les cellules et les formules simples.

Utiliser les ressources pédagogiques en ligne

Il existe de nombreuses ressources en ligne, gratuites et payantes, pour apprendre Excel. Des tutoriels vidéo, des cours en ligne, des forums de discussion et des blogs spécialisés sont disponibles pour vous aider à maîtriser rapidement les fonctionnalités d’Excel.

Suivre une formation professionnelle auprès d’un centre de formation réputé et certifié

Si vous souhaitez maîtriser les fonctionnalités de base du logiciel Excel, l’idéal est de vous inscrire à une formation professionnelle auprès d’un organisme de formation réputé et certifié Qualiopi comme Clic Compétences.

Grâce à notre équipe de professionnels, vous bénéficierez d’une formation personnalisée qui vous permettra d’améliorer vos compétences, d’ouvrir de nouvelles perspectives de carrière, de gagner un temps considérable dans la réalisation de vos projets, de gérer et d’analyser des ensembles de données, de créer des rapports professionnels à l’aide de tableaux dynamiques, de créer un planning automatisé…

Vous pouvez faire appel à nos formateurs si vous avez besoin d’un accompagnement en individuel et d’un programme personnalisé adapté à votre niveau et vos besoins.

Pour apprendre Excel, deux possibilités s’offrent à vous : la formation Excel CPF à domicile ou la formation professionnelle en entreprise.

Pratiquer régulièrement

La pratique régulière est la clé de la maîtrise d’Excel. Créez des projets pratiques pour vous exercer à utiliser différentes fonctionnalités. Plus vous utiliserez Excel dans des situations réelles, plus vous vous sentirez à l’aise avec le logiciel.

Se concentrer sur les fonctionnalités essentielles

Il est tentant de vouloir tout apprendre d’Excel en une fois, mais cela peut être écrasant. Concentrez-vous sur les fonctionnalités essentielles et les plus couramment utilisées, telles que les formules, les fonctions, les tableaux croisés dynamiques et les graphiques.

Utiliser les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier peuvent considérablement accélérer votre utilisation d’Excel. Apprenez les raccourcis courants pour effectuer rapidement des tâches courantes.

Explorer les modèles prédéfinis

Excel propose de nombreux modèles prédéfinis pour différents types de projets. Utilisez ces modèles pour vous familiariser avec les formats, les fonctions et les structures de données courantes.

Participer à des ateliers ou des cours en présentiel

Si possible, rejoignez des ateliers ou des cours en présentiel pour interagir avec un formateur expérimenté et poser des questions en direct. Cette approche peut renforcer votre compréhension et accélérer votre apprentissage.

Exploiter les outils d’aide intégrés

Excel propose des outils d’aide et de documentation intégrés. Utilisez la fonction d’aide pour obtenir des explications détaillées sur les fonctions et les commandes.

Apprendre par résolution de problèmes

Posez-vous des défis et des problèmes à résoudre à l’aide d’Excel. Cela vous obligera à rechercher et à expérimenter des solutions, renforçant ainsi vos compétences.

Collaborer avec d’autres utilisateurs

Partagez vos connaissances avec d’autres personnes et collaborez avec des utilisateurs plus expérimentés. L’apprentissage en groupe peut être stimulant et enrichissant.