Métiers de la bureautique : quels « hards skills » à maîtriser ?

Si vous travaillez dans le domaine administratif ou si vous envisagez e devenir cadre dans ce métier, il est essentiel de posséder certaines compétences informatiques qui sont les hard skills indispensables à ces fonctions. Ces compétences vous permettent de gagner du temps en automatisant certaines tâches spécifiques au métier administratif.

Les emplois liés à l’administration, comme ceux du secrétariat, occupent une place centrale dans la gestion quotidienne des entreprises, bien qu’ils puissent être répartis en différentes « îles » fonctionnelles. Que vous soyez assistant(e), travailliez dans les fonctions supports, la communication, le marketing, le domaine commercial ou que vous occupiez un poste de direction, vous aurez plus ou moins de missions administratives à réaliser. Ces activités, bien que chronophages, peuvent être optimisées grâce à une solide maîtrise des logiciels bureautiques, une compétence de plus en plus valorisée dès le bac.

Une fois que vous maîtriserez ces outils, vous pourrez faire un bilan pour choisir un métier en adéquation avec vos compétences. Mais lequel ? Cet article vous propose une orientation vers les métiers nécessitant une forte activité bureautique et les compétences techniques requises pour chaque métier.

Cet article vise à vous guider en présentant les métiers où la bureautique et l’informatique sont prédominantes, ainsi que les compétences techniques requises pour exceller dans ces rôles.

Quels sont les métiers de la bureautique ?

Le secteur administratif couvre divers domaines d’activité et regroupe des professions essentielles pour soutenir la direction dans la gestion d’une entreprise. Avec l’avènement des différents outils bureautiques et les nouvelles technologies, ces professions se sont modernisées, améliorant ainsi la productivité de la société. De plus, les tâches administratives sont omniprésentes dans toutes les fonctions de l’entreprise et jouent aussi un rôle crucial dans la santé globale de l’organisation.

La maîtrise de ces outils, qu’il s’agisse de traitement de texte ou autres, est très importante. Elle facilite l’accès aux professions de bureau.

Il existe une longue liste non exhaustive des postes dans le secteur administratif, parmi lesquels on trouve :

La maîtrise de ces outils, qu’il s’agisse de traitement de texte ou autres, est très importante. Elle facilite l’accès aux professions de bureau et permet de mieux gérer le statut administratif.

• Secrétaire de bureau
• Assistante de direction
• Assistante administrative
• Assistante chef de projet
• Secrétaire comptable 
• Secrétaire médicale
• Secrétaire juridique
• Secrétaire dactylographe
• Assistante de manager
• Assistante de gestion
• Employée de bureau
• Technicien

En somme, ces métiers concernent toutes les professions visant à assurer la gestion de l’entreprise, les tâches administratives (production et gestion des documents) et la communication des informations au travail. Cela se fait en utilisant fréquemment des logiciels tels qu’Excel, Word, PowerPoint, Accès, Outlook, SharePoint, Google Slides, Google Sheets, Google Docs…

Quels sont les hards skills ou compétences techniques requises pour les métiers de la bureautique ?

Comme dans tous les domaines et secteurs d’activité, il existe toujours des compétences techniques indispensables à l’exercice des activités administratives. Ces hards Skills concernent vos capacités à maîtriser les divers logiciels et ressources de bureau, facilitant ainsi l’exécution de vos tâches.

Contrairement aux soft skills, ces compétences sont acquises par le biais de formations (scolaire, professionnelle ou académique) et se renforcent au fil de votre carrière. Elles peuvent également faire l’objet d’une VAE pour obtenir des certifications officielles attestant vos compétences.

Des cours sont disponibles pour apprendre à utiliser rapidement les outils de bureau. Selon votre niveau, vous pouvez suivre une formation pour débutant, intermédiaire ou avancé. 

Parmi les compétences demandées pour exercer dans le domaine administratif, nous pouvons citer la maîtrise des :

Outils de traitement de texte

La capacité à utiliser efficacement les logiciels de traitement de texte est cruciale pour produire des documents administratifs tels que contrats, statuts, rapports, bons de commande…

Les plus utilisés sont :

• Word : Création, modification, mise en forme des documents.
• Google Docs : Service de création de texte en ligne de Google Workspace, offrant des fonctionnalités similaires à Word.
• Libre office Writer : Solution gratuite et hors ligne de LibreOffice.
• Open Office Writer : Suite bureautique avec ouverture directe des PDF.
• Dropbox Paper : logiciel de création de texte avec option didacticiel.

Outils de traitement de données numériques

Dans l’entreprise, il est fréquent de devoir gérer des informations numériques. La maîtrise de logiciels spécialisés dans leur gestion est donc indispensable. Ces programmes simplifient vos tâches, voire les automatisent grâce à leurs fonctionnalités avancées (comptabilité, recherche, calculs…).

Vous pouvez ainsi effectuer des analyses à l’aide de feuilles de calculs ou via un tableau croisé dynamique. Pour présenter vos résultats, vous pouvez les visualiser sous forme de graphiques. Parmi les outils de traitement les plus connus, on retrouve :

Vous pouvez ainsi analyser les informations avec des feuilles de calcul ou des tableaux croisés dynamiques. Les résultats peuvent ensuite être visualisés sous forme de graphiques. Les logiciels les plus courants sont :

• Excel : Pour la gestion de données, utilisé par les particuliers et les professionnels comme les cadres.
• Google Sheets : tableurs en ligne de Google Workspace
• Apple Numbers : tableur des clients Apple
• Zoho Sheets : Programme de gestion de données en ligne, similaire à Google Sheets, mais avec des fonctionnalités avancées.

Outils de présentation

Les logiciels de présentation permettent de créer des diaporamas dynamiques et modernes pour accompagner vos discours lors de vos présentations. Avec l’utilisation des différentes fonctionnalités de ces outils, vous capterez plus facilement l’attention de vos auditeurs.

Vous pouvez moderniser vos exposés en jouant avec les effets de transition et d’animation entre les diapositives. Vous pouvez également y ajouter des images, des vidéos ou même une séance de questions réponses pour faire participer le public.

De tous les logiciels de présentation, les plus utilisés par les cadres des entreprises sont :

• PowerPoint : logiciel de présentation de Microsoft office
• Google Slides : appartient à la suite Google ou GoogleWorskpace
• Slides : plateforme de collaboration en ligne permettant l’édition des Slides et la création de diapositive et de diaporama attrayante
• Genially : outil de présentation et d’infographie rapide
• Prezi : outil de présentation interactive en ligne

Service de messagerie

Les services de messagerie assurent la communication au sein et à l’extérieur de l’entreprise. Les logiciels de messagerie sont la solution idéale pour assurer le partage et l’acheminement des courriels électroniques.

Grâce à ces services, vous pouvez envoyer, recevoir et classer sereinement vos dossiers et courriers. L’échange entre les collaborateurs est plus fluide et plus sûr. Chacun a sa propre adresse mail verrouillée par des mots de passe.

Parmi les outils de messagerie les plus utilisés sont :

• Outlook : service de messagerie de Microsoft Office
• Gmail : service de messagerie de Google Suite.
• Yahoo !Mail : messagerie électronique de Yahoo !
• Apple Mail : logiciel de gestion de courrier d’Apple
• Proton Mail : service de messagerie chiffré de bout en bout

Les logiciels mentionnés ne sont que des exemples, mais il existe d’autres outils de bureau très utiles pour ces métiers. La maîtrise des applications de phoning et de communication vidéo (Zoom, Skype, WhatsApp…) vient aussi compléter cette liste.

Pour acquérir ces compétences, il est nécessaire de suivre des formations professionnelles bureautiques. Pour acquérir ces compétences, il est nécessaire de suivre des formations professionnelles bureautiques. Que ce soit en ligne ou en présentiel, elles vous permettront de recevoir les capacités nécessaires à l’exécution de vos tâches. Elles vous apporteront aussi des avantages non négligeables dans l’évolution de votre carrière, notamment en management des équipes et en obtenant des augmentations de salaire.

Ces formations sont encore plus intéressantes si elles sont sanctionnées par des certifications officielles. Ces dernières vous permettront d’attester vos acquis, mais aussi à ouvrir les portes du monde du travail au demandeur d’emploi. Pour ceux qui sont déjà en poste, elles boosteront votre employabilité.

Quelles sont les certifications officielles bureautiques ?     

Comme expliqué plus haut, une certification officielle permet de booster votre employabilité et votre carrière. Elle donne plus de valeur à votre CV. Une certification TOSA ou une certification ICDL atteste de vos compétences. C’est pour cette raison qu’elle vous différencie des autres candidats lors des recrutements. Il est plus intéressant pour les entreprises de recruter une personne certifiée qu’ils jugent directement opérationnel.

Concernant les outils de bureau, il existe plusieurs certifications officielles, inscrites sur la liste de France Compétences, pour chaque outil et logiciel de bureau. Citons la Tosa Excel, l’ICDL traitement de texte, l’ICDL-utilisation d’un logiciel de présentation…

Pour les certifications couvrant l’ensemble des compétences liées à la bureautique, on peut évoquer :

• RNCP 972 –BP – Bureautique
• RNCP 36 837 – DEUTS- Bureautique et multimédia (fiche nationale)
• RNCP 3 973 –DEUTS – Bureautique et communication multimédia

Pour ce qui est des titres professionnels ou des certifications métiers pour la profession de bureau, la liste est également longue. Prenons juste comme exemple :

• RNCP 1212- TP- Secrétaire comptable
• RNCP 35 094 – Secrétaire assistant
• RNCP 5 497 –Secrétaire médical
• RNCP 36 803 – TP – Employé administratif et d’accueil

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