Quelle formation choisir pour les métiers de bureau

Les compétences en bureautique sont nécessaires pour la plupart des métiers administratifs, tels que secrétaire, secrétaire administratif, assistante de direction, secrétaire médicale, employé de bureau, adjoint administratif, responsable ou assistant des RH, comptable, chargé d’accueil, office manager, contrôleur de gestion, juriste, agent bancaire, assistante marketing…

Ces emplois correspondent souvent à une assistance directe à la direction générale ou à la direction d’un service. Ces métiers ont considérablement évolué avec l’apparition des outils bureautiques qui permettent d’automatiser la plupart des tâches administratives.

En effet, la maîtrise de ces outils bureautiques comme Word, Powerpoint, Access, Excel, SharePoint, MSProject, Google Sheets, Google Workspace, Outlook, Google Docs… est l’un des critères permettant d’automatiser les tâches administratives et d’augmenter l’efficacité, la performance et la productivité de chaque collaborateur.

Cependant, afin d’acquérir les compétences nécessaires pour effectuer un travail administratif au quotidien, il est indispensable de suivre une formation spécialisée liée à votre domaine d’activité. Une formation rapide vous permettra d’atteindre vos objectifs et d’être opérationnel le plus rapidement possible. Un atout indéniable pour optimiser votre CV et / ou prendre de nouvelles responsabilités.

Pourquoi est-il important de suivre un cours accéléré de bureautique ?

La maîtrise des outils bureautiques est la base du bon déroulement des tâches administratives dans une entreprise.

De solides connaissances et compétences en bureautique sont donc nécessaires à tout employé de bureau.

La solution la plus pertinente pour être rapidement en poste ou pour avoir la possibilité d’occuper un poste intéressant, pour améliorer la communication fondamentale en interne et en externe, pour traiter les dossiers le plus rapidement possible, pour minimiser le temps de production est de s’investir dans des formations professionnelles bureautiques auprès d’un organisme de formation de renom comme le nôtre.

Découvrez ci-dessous quelques raisons qui militent pour suivre une formation accélérée en bureautique.

Être efficace dans l’exécution des tâches bureautiques  

La maîtrise des logiciels bureautiques vous offre une meilleure efficacité dans la réalisation des tâches administratives et vous permet d’être plus performant et mieux organisé.

En effet, l’utilisation de la suite bureautique de Microsoft avec Word, Access, Excel ou d’autres outils informatiques de bureautique, comme la suite collaborative de Google, vous permettra d’être plus rapide, voir plus précis.

Vous pouvez utiliser des formules pour obtenir des chiffres exacts, créer des feuilles de calcul pour automatiser et stocker vos données, envoyer un email rapidement en cas d’envoi d’informations essentielles, présenter un projet grâce à un logiciel de présentation édité par Microsoft qui n’est autre que Powerpoint ou la mise en page d’un document Word…

Stocker des données, rédiger un texte ou un courrier électronique, présenter un document, effectuer des calculs et bien plus encore, deviendront un jeu d’enfants une fois formé.

Obtenir des résultats très précis

Comme on dit, l’erreur est humaine, c’est-à-dire que l’homme a tendance à commettre des erreurs, surtout lorsqu’il s’agit de calculs très complexes avec des formules ou répétitifs. Et il peut aussi faire des fautes d’orthographes, car la grammaire française est riche et dense.

Aussi, la maîtrise des tableurs comme Excel, Excel VBA, Google Sheets… ou les traitements de textes comme Word…  est plus que nécessaire pour traiter les données et rédiger avec efficacité et rapidité.

Le plus important est d’obtenir des résultats très précis, sans erreurs, qui n’entraînent pas de retards de production qui pourraient être coûteux pour l’entreprise. D’autant plus que les erreurs peuvent parfois avoir des conséquences sur la sécurité, la conformité et donc avoir de graves répercussions pour l’entreprise. Les fautes d’orthographes, quant à elles, nuisent à l’image de l’entreprise et lui sont également préjudiciables.

Être en mesure de gérer son stock efficacement

Pour gérer efficacement votre stock, vous devez mettre en place un logiciel qui vous permet de le faire, tel qu’Excel. Vous pouvez utiliser un document simplifié pour gérer vos stocks manuellement ou lier la gestion des stocks à un système de facturation.

Grâce à des outils spécialisés, vous pourrez suivre l’évolution des stocks, gérer les commandes et les ventes et assurer les livraisons. L’état de vos stocks sera toujours à jour. Vous pourrez ainsi réagir immédiatement si votre superviseur vous pose des questions.

Des cours particuliers sur les logiciels informatiques comme Excel sont donc indispensables si vous voulez être immédiatement opérationnel ou efficace dans votre travail.

Être immédiatement opérationnel

Suivre une formation en bureautique ultra-personnalisée vous permettra de découvrir et de maîtriser toutes les fonctionnalités spécifiques des outils bureautiques. Grâce aux compétences acquises, vous pourrez être immédiatement opérationnel dans votre emploi ou votre futur emploi. De plus, elle vous permettra de connaître les fonctionnalités spécifiques des logiciels de bureautique que vous aurez appris à utiliser.

Bénéficier d’un gain de temps et de productivité

La maîtrise des outils bureautiques vous rendra plus productif et plus efficace si vous possédez les compétences nécessaires pour manipuler ces logiciels de traitement.

Avec Outlook, par exemple, vous pouvez envoyer des factures, des bons de commande, des lettres administratives, des fichiers, des vidéos par courrier électronique afin que le destinataire les reçoive en temps réel au lieu de les envoyer par l’intermédiaire d’un coursier ou d’un facteur, ce qui représente un long processus pour recevoir les documents administratifs, les fichiers… C’est l’outil de communication le plus utilisé par les entreprises. Il remplace de plus en plus le courrier postal, et ce, d’autant plus pour les entreprises qui doivent agir en faveur de la planète.

Avec le tableur Excel, vous pouvez automatiser plusieurs tâches en même temps et ainsi bénéficier d’heures supplémentaires pour saisir des données rapidement, des données afin de les envoyer à vos clients ou pour traiter d’autres tâches administratives.

Si vous travaillez comme secrétaire ou si vous êtes par exemple dans le secteur commercial, éducatif ou industriel, l’usage des outils informatiques favorisera la communication interne et externe.

Profiter d’une employabilité accrue

Si un recruteur doit choisir entre deux candidats, dont l’un possède une compétence particulière en bureautique et l’autre non, il choisira certainement celui qui a une bonne connaissance du pack office ou de la nouvelle suite collaborative Google. En effet, il s’agit d’une compétence essentielle pour assurer le bon déroulement des activités d’une entreprise, surtout lorsqu’il s’agit d’un poste qui effectue des tâches administratives.

Même s’il ne s’agit pas d’un poste 100% bureautique, il est toujours important d’avoir des compétences supplémentaires, de manier des outils de haute technologie pour mieux progresser dans votre travail.

Vous deviendrez indispensable ou incontournable une fois que vous aurez acquis des compétences professionnelles en bureautique. C’est l’une des raisons pour lesquelles se former en bureautique est indispensable.

Avoir la possibilité de stocker, partager et gérer des données

Google Sheets est un puissant outil de gestion de données qui vous permet d’organiser des données importantes et de collaborer avec d’autres personnes.

En maîtrisant certains logiciels de bureautique comme Google Sheets, vous aurez la possibilité de stocker, de gérer et de partager des données confidentielles avec d’autres collaborateurs par exemple. C’est un outil de gestion de données qui vous permet de garder une trace de vos données tout en ayant la possibilité d’organiser votre dossier et un moyen efficace de dispatcher vos tâches.

La suite Google offre la quasi-totalité des fonctions de la suite Microsoft. Elle vous permet également de partager nativement vos documents avec votre réseau.

Disposer de données et décisions plus éclairées

Grâce à des données stockées sur une base de données, qu’il s’agisse d’analyses, de rapports, de calculs ou autres, il est tout à fait possible de prendre des données plus éclairées.

De plus, c’est un moyen rapide d’accéder aux données enregistrées et donc de disposer d’informations précises pour agir, faire des projections, améliorer la situation existante et prendre des décisions plus éclairées.

Savoir utiliser des logiciels de bureautique spécifique peut accélérer toutes les actions nécessaires, c’est pourquoi une formation personnalisée peut s’avérer avantageuse.

Réduire les coûts d’exploitation

Maîtrisant les différentes suites bureautiques, vous contribuerez à optimiser l’activité de votre entreprise, notamment, vous participerez à la réduction des coûts d’exploitation.

Dans une entreprise, plus les effectifs sont réduits, plus les coûts d’exploitation diminuent, car des tâches telles que la comptabilité peuvent être effectuées à l’aide de logiciels spécifiques comme Excel.

Les différentes possibilités de se former aux outils bureautiques

Les outils bureautiques sont omniprésents dans l’environnement professionnel. Ils sont aujourd’hui devenus des facteurs de productivité dans les métiers du bureau, notamment pour rédiger des courriers administratifs, trier et enregistrer des données, établir des factures, présenter des projets, envoyer des documents ou des fichiers…

Cependant, de nombreux professionnels ne savent toujours pas manier correctement ces logiciels de bureautique et d’informatique, d’où l’intérêt des formations professionnelles proposées par des organismes de formation réputés comme le nôtre.

Voyons ensemble quelles sont les grandes variétés de formations qui permettent d’acquérir des compétences spécifiques en bureautique.

La formation certifiante bureautique au domicile de l’apprenant

Vous aurez l’embarras du choix avec les différentes formations bureautiques disponibles sur le marché, mais si vous souhaitez opter pour un apprentissage synchrone et que vous ne souhaitez pas vous déplacer, alors la formation à domicile avec la présence physique d’un formateur est celle qu’il vous faut.

Votre professeur dédié viendra chez vous pour vous accompagner tout au long de votre formation conformément à vos horaires. Vos sessions se passeront dans le confort de votre domicile avec des échanges en temps réel et un feed-back immédiat. Il répondra à toutes vos questions dans le cas où vous rencontreriez des difficultés ou des blocages. Il vous proposera un programme unique et personnalisé selon votre niveau et vos objectifs.

La formation professionnelle bureautique en ligne, par visioconférence

Il existe une autre option si vous avez un travail très prenant et peu de temps disponible. Il s’agit de la formation en ligne qui se déroule par visioconférence.

Si vous souhaitez acquérir de nouvelles compétences bureautiques, mais que vous n’avez pas le temps de vous déplacer, le tutorat en ligne est le meilleur moyen d’apprendre à votre rythme.

Cette formation est idéale pour les employés qui ont des difficultés à gérer leur temps et qui ont besoin d’un horaire fixe pour étudier.

Tout comme la formation en présentiel à domicile, le programme d’apprentissage proposé est adapté à chaque type de profil.

De plus, avec ce type de formation, vous bénéficiez d’une plus grande flexibilité, d’une plus grande commodité et d’un lieu asynchrone.

La formation bureautique en intra-entreprise

Une formation en intra-entreprise est tout à fait possible pour les entreprises qui souhaitent former leur personnel et leur faire développer des compétences en bureautique.

Grâce à des cours particuliers ultra-personnalisés, vos équipes pourront découvrir les différents aspects des outils bureautiques et les systèmes et logiciels informatiques, manipuler les différents outils utilisés au bureau, se reconvertir professionnellement…

Chaque collaborateur ayant ses propres besoins, ses propres objectifs, mais aussi un objectif commun avec les autres équipes, le programme de formation est entièrement adapté à tous ces critères.

Le formateur passera des tests de niveau pour créer le programme adapté et : ou constituera des groupes homogènes si le nombre de salariés est suffisant.

Comment choisir sa formation bureautique ?

Vous pouvez choisir librement la formation en bureautique la plus adaptée en fonction de plusieurs critères qui sont presque tous mentionnés ci-dessus.

Il suffit de connaître votre niveau, de faire le point sur vos objectifs personnels et vos projets professionnels. Vous devez également tenir compte de votre disponibilité, de votre situation géographique, de votre budget, etc.

Bref, n’hésitez pas à passer en revue les avantages de chaque type de formation. Cela vous permettra de prendre la meilleure décision.