Guide pour créer un planning automatisé avec Excel

Pourquoi créer un planning automatique avec Excel ?

L’automatisation avec Excel offre de nombreux avantages pratiques et organisationnels. Elle permet d’améliorer l’efficacité, la précision et la productivité dans la gestion de projets tout au long de l’année, tout en offrant une meilleure visibilité et un contrôle accru sur les activités en cours. Vous pouvez également organiser vos projets sur différents onglets, chacun dédié à un aspect particulier de votre planification, pour faciliter le suivi dans une zone du document.

Grâce à l’automatisation, vous devons consacrer plus de temps à la prise de décisions stratégiques et à l’atteinte de vos objectifs sans être freiné par des activités répétitives et fastidieuses.

Voici quelques raisons convaincantes pour lesquelles il est judicieux de créer un planning automatisé :

• Flexibilité et personnalisation

Excel permet de structurer vos informations selon vos besoins spécifiques, que ce soit pour un calendrier hebdomadaire ou un projet qui s’étend sur plusieurs années. Vous pouvez organiser les tâches, les équipes et les échéances dans une zone spécifique du tableau ou les intégrer dans un menu déroulant pour une sélection rapide. Utilisez des formules simples pour calculer les durées et les dates limites, ou des formules avancées comme RECHERCHEV pour lier les actions aux équipes.

• Gain de temps considérable

L’automatisation évite les saisies manuelles répétitives. Une fois les formules et fonctions correctement paramétrées, le tableau se met à jour automatiquement dès que de nouvelles informations sont ajoutées ou modifiées. Toutefois, il est important de valider les paramètres de vos fonctions pour éviter toute erreur ou incohérence. Toutefois, il est important de valider les paramètres de vos fonctions pour éviter toute erreur ou incohérence. Cliquez sur les formules qui conviennent à vos besoins pour un gain de temps maximal en configurant aussi un menu interactif pour naviguer entre différentes sections.

• Réduction des erreurs

Les erreurs humaines sont fréquentes lors de la gestion manuelle. Avec l’automatisation, la probabilité d’erreurs est considérablement réduite, car les calculs sont effectués de manière précise par Excel, garantissant une plus grande fiabilité des informations dans chaque zone du tableau.

• Flexibilité et polyvalence

Excel offre une grande flexibilité lors de la création de plannings. Vous pouvez personnaliser le calendrier en fonction de vos besoins spécifiques, en ajoutant ou en supprimant des éléments, en ajustant les durées ou en changeant de responsable, tout en laissant les formules et les fonctions se charger automatiquement des mises à jour.

• Suivi en temps réel

Grâce à l’automatisation, vous pouvez suivre l’avancement de votre projet en temps réel. Les mises à jour automatiques vous donnent une visibilité instantanée sur tout changement ou retard, vous permettant d’avoir un aperçu clair de votre planning à la semaine ou à l’année.

• Visualisation des informations

Excel offre de puissantes fonctions graphiques permettant de visualiser les données sous la forme de graphiques, de tableaux croisés dynamiques et d’autres représentations visuelles. Ces outils facilitent la compréhension des tendances, des performances et des problèmes potentiels, ce qui permet de prendre des décisions en connaissance de cause.

• Analyse et rapports faciles

Avec une planification automatisée, vous pouvez rapidement générer des rapports personnalisés pour évaluer les performances et l’efficacité sur des périodes comme une semaine ou une année. Ces rapports sont utiles lors des réunions d’équipe, des présentations ou pour la planification à long terme, et peuvent se concentrer sur une zone spécifique de votre planning. Vous avez la possibilité de télécharger ces rapports dans un autre format pour les partager avec vos collègues.

• Partage et collaboration faciles

Utilisez des services de stockage en ligne ou des plateformes de collaboration comme Smartsheet pour permettre à chacun, y compris les employés, d’accéder aux mises à jour en temps réel et de contribuer de manière collaborative.

Quelles sont les étapes à suivre pour créer votre propre planning Excel ?

En suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez créer un planning efficace et personnalisé qui vous aidera à gérer efficacement vos projets, à gagner du temps et à améliorer votre productivité.

Étape 1 : Définir les objectifs et les besoins

Avant de commencer, la première chose que vous devez faire est de définir clairement les objectifs de votre modèle. Quels sont les résultats que vous souhaitez atteindre ? Ensuite, listez toutes les tâches nécessaires pour accomplir ces objectifs. Cela vous permettra de structurer votre modèle de manière efficace et de vous assurer que rien n’est oublié.

Étape 2 : Créer la structure de base du planning

La structure de votre planning est essentielle pour une organisation claire. Créez des colonnes pour chaque élément important, comme la date de début, la date de fin, l’action, le responsable, le statut, la priorité et la durée. Chaque ligne représente une activité spécifique, facilitant ainsi l’organisation et le suivi des actions au travail. Utilisez des cellules pour organiser ces informations de manière claire et structurée.

Vous pouvez également utiliser un autre onglet dans votre feuille Excel pour organiser différents projets ou périodes de temps, par exemple un onglet distinct pour les tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Si vous souhaitez gagner du temps, vous devez cliquer pour télécharger des modèles Excel déjà configurés pour ces différentes périodes.

De plus, vous pouvez définir des plages de dates pour chaque activité, ce qui vous aidera à visualiser le calendrier global. Si vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez télécharger des modèles Excel déjà configurés pour ces différentes périodes.

3. Utiliser les formules pour automatiser les calculs

Les formules du Microsoft Excel peuvent automatiser de nombreux calculs, vous faisant gagner du temps. Par exemple, vous pouvez utiliser une formule pour calculer automatiquement la fin d’une tâche en ajoutant la durée à la date de début. De même, il est possible de déterminer la durée entre le début et la fin. Ces formules maintiennent votre modèle de planning à jour sans effort manuel. Assurez-vous que les formules sont correctement appliquées dans chaque plage de cellule pour éviter les erreurs.

En plus des formules, vous pouvez sélectionner un bouton pour lancer automatiquement des macros qui effectueront des actions répétitives, comme la mise à jour de vos données ou l’envoi de rappels.

Exemple de formule SI :

Formule : =SI (D2= »Terminé », « Félicitations ! », « À terminer »)
Résultat : Si le statut est « Terminé », le message « Félicitations ! » apparaît. Sinon, « À terminer » s’affiche.

Étape 4 : Ajouter une liste déroulante et des données dynamiques

Pour améliorer l’efficacité et la convivialité de votre de planning Excel automatisé, vous devez ajouter une liste déroulante et des éléments dynamiques.

Avec la liste déroulante, sélectionnez rapidement des options prédéfinies, comme les noms des responsables, les statuts des actions ou les priorités. Cela réduit les erreurs de saisie et accélère le processus de remplissage.

Les données dynamiques, quant à elles, permettent de mettre à jour automatiquement les informations en fonction des sélections effectuées dans une liste déroulantes. Par exemple, si vous changez le statut d’une tâche de « En cours » à « Terminé », le planning peut automatiquement ajuster les dates de fin et les durées en conséquence. En intégrant ces fonctionnalités, vous créez un modèle plus interactif et réactif, facilitant ainsi la gestion des actions et l’organisation globale.

Étape 5 : Appliquer la mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est un outil puissant pour mettre en évidence des informations importantes dans le planning. Par exemple, vous pouvez utiliser des couleurs pour indiquer les actions en retard ou celles de haute priorité. Cela rend votre tableau plus visuel et facile à comprendre d’un coup d’œil, ce qui améliore la gestion des priorités et des urgences au travail. Nous devons appliquer cette fonctionnalité aux cellules pour une meilleure lisibilité.

Exemple :

Règle : Si le statut est « En retard », la cellule est colorée en rouge.

Étape 6 : Utiliser les macros pour automatiser les tâches répétitives

Les macros permettent d’automatiser des actions répétitives, comme la mise à jour des statuts des activités ou la génération de rapports. En enregistrant une macro, vous pouvez créer un script que vous pouvez sélectionner pour exécuter automatiquement une série d’actions, ce qui lui fait gagner un temps précieux. Par exemple, une macro peut mettre à jour le statut en fonction de la date de fin, indiquant si une activité est en cours, terminée ou en retard. Assurez-vous que les macros sont correctement configurées pour chaque cellule concernée.

Exemple de macro pour mise à jour quotidienne :

Une macro peut être utilisée pour mettre à jour la date automatiquement chaque jour ou pour envoyer des rappels par email.
Code VBA (simple exemple) :

Étape 7 : Personnaliser et adapter le planning

Une fois la structure de base établie et les automatisations mises en place, il est essentiel de personnaliser l’outil pour répondre à vos besoins spécifiques.

Cette étape consiste à ajuster les colonnes, les formules et les mises en forme pour refléter les priorités de votre projet, les responsabilités de votre équipe et les spécificités de votre domaine. Vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires, comme la priorité des tâches ou des commentaires, pour un suivi plus détaillé. Cette personnalisation garantit que votre modèle est non seulement fonctionnel, mais aussi parfaitement aligné avec vos objectifs.

Étape 8 : Sauvegarder et partager le planning

Une fois le programme automatisé créé et personnalisé, il est essentiel d’enregistrer et de partager le document afin de garantir sa sécurité et sa disponibilité pour tous les utilisateurs concernés.

Pour éviter toute perte de données, vous devez activer la fonction de sauvegarde automatique dans Excel. Cette fonction enregistre automatiquement les modifications apportées au fichier à intervalles réguliers, ce qui garantit que les informations importantes ne sont pas perdues en cas de problème technique ou d’arrêt inattendu du programme.

Ensuite, vous pouvez partager le calendrier avec les membres de votre équipe ou d’autres collaborateurs à l’aide d’outils de collaboration tels que OneDrive, Google Sheets ou SharePoint. Cela permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le modèle de planning, de voir les mises à jour en temps réel et de collaborer efficacement. L’enregistrement et le partage du calendrier garantissent une gestion de projet harmonieuse et coordonnée, facilitant la communication et la collaboration au sein de l’équipe. Assurez-vous que les cellules sont correctement formatées pour une meilleure lisibilité.

Étape 9 : Tester et optimiser le planning

Après avoir créé, personnalisé et partagé votre tableau, il est essentiel de le tester pour s’assurer qu’il fonctionne correctement et répond à vos besoins. Cette étape permet de vérifier que toutes les formules, macros et listes déroulantes fonctionnent comme prévu. Vous pouvez simuler différentes situations pour vous assurer que le modèle s’ajuste automatiquement et de manière appropriée.

En identifiant et en corrigeant les éventuels problèmes ou inefficacités, vous pouvez optimiser le modèle pour en améliorer la performance et l’efficacité. Cette phase de test et d’optimisation garantit que le planning est robuste, fiable et prêt à être utilisé de manière optimale pour la gestion des tâches et l’organisation globale du travail.

Exemple de texte révisé pour le guide

Quelques exemples de processus de création de planning avec Excel

Vous trouverez ci-dessous deux exemples d’utilisation d’Excel pour organiser et automatiser la gestion de vos projets.

Ces exemples illustrent comment configurer des outils automatisés à l’aide de formules, de mises en forme conditionnelles et, si besoin, de tableaux croisés dynamiques pour simplifier le suivi de vos projets.

Vous pouvez les adapter à vos propres besoins et vos préférences.

Exemple A : Planning de suivi des dépenses mensuelles

1. Définir les colonnes :

A : Tâches

B : Date de début

C : Durée (en jours)

D : Responsable

E : État (En cours/Terminée)

Remplir les données :

Remplissez les informations dans les colonnes correspondantes.

3. Calculer les fins automatiquement

Dans la colonne F (Échéance), utilisez la formule suivante :

=B2+C2-1

Cela calcule automatiquement la date d’échéance en ajoutant la durée à la date au début, en soustrayant 1 pour ne pas inclure le jour de début.

4. Utiliser une mise en forme conditionnelle (facultatif) :

Pour faciliter la visualisation des actions en cours et terminées, appliquez une mise en forme conditionnelle à la colonne E (État). Par exemple, mettez en évidence les missions terminées en vert et celles en cours en bleu.

5. Créer un tableau croisé dynamique (facultatif) :

Si vous souhaitez obtenir des rapports et des graphiques à partir de vos informations, vous pouvez créer un tableau croisé dynamique basé sur les informations relatives à la planification. Vous obtiendrez ainsi une vue d’ensemble des activités par gestionnaire, par statut, etc.

Exemple 2 : Planning de suivi de projets avec échéances

1. Définir les colonnes :

A : Tâches

B : Description

C : Date de début

D : Durée (en jours)

E : Échéance

2. Remplir les données :

Remplissez les informations de chaque projet dans les colonnes correspondantes.

3. Calculer automatiquement les échéances

Dans la colonne F (Échéance), utilisez la formule suivante :

=C2+D2-1

Cela calcule automatiquement la date d’échéance en ajoutant la durée à la date de début, en soustrayant 1 pour ne pas inclure le jour de début.

4. Utiliser la mise en forme conditionnelle (facultatif) :

Pour mettre en évidence les projets dont l’échéance est proche ou dépassée, vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle à la colonne F (Échéance) pour les dates passées ou proches. 

5. Utiliser des filtres (facultatif) :

Vous pouvez ajouter des filtres aux en-têtes de colonnes pour trier et filtrer facilement vos projets en fonction de différents critères, tels que l’échéance, le responsable, etc.

Comment apprendre Excel rapidement et efficacement ?

Microsoft Excel est un logiciel puissant et polyvalent qui offre une multitude de fonctionnalités pour la gestion des données, les calculs, l’analyse et bien plus encore.

Que vous soyez un étudiant, un professionnel ou simplement désireux d’améliorer ses compétences en informatique, apprendre à utiliser ce logiciel peut être extrêmement bénéfique, même si cela demande du temps, de la pratique et de la détermination.

Avec une pratique régulière et une approche axée sur les besoins, vous maîtriserez rapidement les bases et serez en mesure de réaliser des tâches complexes.

Voici quelques conseils pour apprendre rapidement et efficacement :

Commencer par les bases

Avant de plonger dans les fonctionnalités avancées de cet outil, il est essentiel de comprendre les bases. Familiarisez-vous avec l’interface utilisateur, les commandes de base, les feuilles de calcul, les cellules et les formules simples.

Utiliser les ressources pédagogiques en ligne

Il existe de nombreuses ressources en ligne, gratuites et payantes, pour apprendre Excel. Des tutoriels vidéo, des cours en ligne, des forums de discussion et des blogs spécialisés sont disponibles pour vous aider à maîtriser rapidement ses fonctionnalités.

Suivre une formation professionnelle auprès d’un centre de formation réputé et certifié

Si vous souhaitez maîtriser les fonctionnalités de base du logiciel Excel, l’idéal est de vous inscrire à une formation professionnelle auprès d’un organisme de formation réputé et certifié Qualiopi comme Clic Compétences.

Grâce à notre équipe de professionnels, vous bénéficierez d’une formation personnalisée qui vous permettra d’améliorer vos compétences, d’ouvrir de nouvelles perspectives de carrière, de gagner un temps considérable dans la réalisation de vos projets, de gérer et d’analyser des ensembles de données, de créer des rapports professionnels à l’aide de tableaux dynamiques, de créer un planning automatisé…

Vous pouvez faire appel à nos formateurs si vous avez besoin d’un accompagnement en individuel et d’un programme personnalisé adapté à votre niveau et à vos besoins.

Pour apprendre cet outil de la suite bureautique Microsoft Office, deux possibilités s’offrent à vous : la formation Excel CPF à domicile ou la formation professionnelle en entreprise.

Pratiquer régulièrement

La pratique régulière est la clé de la maîtrise d’Excel. Plus vous utiliserez le logiciel dans des situations réelles, plus vous vous sentirez à l’aise.

Se concentrer sur les fonctionnalités essentielles

Il est tentant de vouloir tout apprendre d’un coup, mais cela peut être écrasant. Concentrez-vous sur les fonctionnalités essentielles et les plus couramment utilisées, telles que les formules, les fonctions, les tableaux croisés dynamiques et les graphiques.

Utiliser les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier peuvent considérablement accélérer votre utilisation d’Excel. Apprenez les raccourcis courants pour effectuer rapidement des tâches courantes.

Explorer les modèles prédéfinis

Excel propose de nombreux modèles prédéfinis pour différents types de projets. Utilisez ces modèles pour vous familiariser avec le format, les fonctions et les structures de données courantes.

Participer à des ateliers ou des cours en présentiel

Si possible, rejoignez des ateliers ou des cours en présentiel pour interagir avec un formateur expérimenté et poser des questions en direct. Cette approche peut renforcer votre compréhension et accélérer votre apprentissage.

Exploiter les outils d’aide intégrés

Ce logiciel propose des outils d’aide et de documentation intégrés. Utilisez la fonction d’aide pour obtenir des explications détaillées sur les fonctions et les commandes.

Apprendre par résolution de problèmes

Posez-vous des défis et des problèmes à résoudre en utilisant le logiciel. Cela vous obligera à rechercher et à expérimenter des solutions, renforçant ainsi vos compétences.

Collaborer avec d’autres utilisateurs

Partagez vos connaissances avec d’autres personnes et collaborez avec des utilisateurs plus expérimentés. L’apprentissage en groupe peut être stimulant et enrichissant.