Tutoriel Excel : Créer des listes déroulantes dépendantes

Dans ce tutoriel, nous allons prendre l’exemple des régions et des départements.

On voudra faire apparaitre la liste de tous les départements pour chaque région.

La liste mère sera alors la liste des régions et la liste fille sera la liste des départements. Ainsi, vous pourrez sélectionner directement, à partir d’une liste, les données correspondantes.

Cette méthode vous permet d’économiser tout le temps que vous auriez perdu si vous aviez tout à taper à la main.

Pratique et facile à réaliser, cette fonctionnalité vous rendra plus performant(e) !

Apprenez en 5 minutes à créer des listes déroulantes et dépendantes sur Excel. Retrouvez notre tutoriel et sa retranscription.

« Bonjour à tous, ce tuto vous est présenté par Clic Compétences, centre de formations professionnelles, rendez-vous à la fin de la vidéo pour en savoir plus sur nous.

Dans une vidéo précédente, on avait vu comment créer des listes déroulantes sur Excel, aujourd’hui, on va voir comment créer des listes cascades ou plutôt des listes dépendantes.

Alors d’abord, je vais juste vous faire un petit rappel sur les listes déroulantes pour en créer une, rien de bien compliqué.

On va sur la case où l’on veut que la liste s’affiche, on va dans l’onglet « données » tout là-haut et dans « validation des données » ici sous « Autoriser » on peut cliquer sur liste.

Dans « source » on va pouvoir du coup sélectionner toutes les informations de cette liste qu’on veut voir apparaître en tant que proposition, donc toutes ces informations-là, on les aura mises dans une autre feuille, donc ici, vous voyez, je vais pouvoir sélectionner toutes les régions puisque c’est ma liste les régions.

Je les ai toutes sélectionnées et une fois que c’est fait, on peut appuyer sur « ok » et là, on va voir directement qu’une liste apparaît de ce fait, avec toutes les régions de ma liste, je peux donc sélectionner n’importe quelle région.

Maintenant, on va rentrer dans le vif du sujet, voir comment créer des listes en cascade. Alors là par exemple, on a un client qui habite dans une certaine région et on veut donc savoir quel est son département et son département va forcément dépendre de la région et de la liste qu’on aura fait juste avant.

Pour se faire et pour afficher la liste qui dépend de celle-ci, on va devoir, comme pour la première liste, créer une base de données avec toutes les informations de chaque liste.

On va dans une nouvelle feuille et ici, vous allez pouvoir voir que je n’ai pas pris toutes les régions, j’en ai fait que 5 pour l’exemple, j’ai marqué sous chaque région, tous les départements de ces régions-là.

Une fois que c’est fait, vous allez pouvoir renommer chaque liste en fonction du département. Vous pouvez voir juste ici une petite chose, dans cette liste, quand on choisit une région, il n’y a pas d’espace, vous voyez, en Hauts de France, il n’y a aucun espace ni de tirets.

C’est qu’on ne peut pas en mettre puisque sinon, la machine ne détecte pas la donnée, donc je reviens où j’en étais, on va devoir donner à chaque liste, donc à chaque département.

Par exemple, ici, je suis sur l’Auvergne Rhône-Alpes, toute cette liste que j’ai sélectionnée, là, on va devoir lui donner un nom, eh bien, c’est Auvergne Rhône-Alpes justement que j’ai déjà mis.

Vous, vous aurez surement à la place un nom de cellule « C3 » comme ça, eh bien, vous allez devoir supprimer ça et marquer le nom de la liste dont elle dépend.

Ici, on va marquer : « Auvergne Rhône Alpes » sans espace, sans tiret, sans rien. Une fois que vous avez noté ça, vous pouvez faire « entrer » et là vous avez donné un premier nom de liste à cette liste, vous voyez, elle s’appelle « Auvergne Rhône Alpes ».

Ensuite, il va falloir faire pareil pour toutes les autres listes, donc ici on est sur la Bourgogne Franche Comté qui est notée, sans espace ni tiret également. On va sélectionner tout ça, moi c’est déjà fait, j’ai déjà redonné un nom donc « Bourgogne Franche Comté » comme ça.

Là, vous faites pareil avec tous les départements, une fois que vous avez donné un nom à chaque liste, vous allez pouvoir retourner dans la première feuille et ici, sous « département » ou dans la case que vous voulez voir apparaître la deuxième liste, vous allez pouvoir aller dans « données », « validation des données ». C’est le même processus que pour les listes déroulantes classiques, donc on va autoriser les listes, on va laisser cochées ces deux choses-là et dans « source » on va utiliser la fonction indirecte.

On va noter « = » et tout attaché, « indirects ». On va pouvoir ouvrir la parenthèse et sélectionner la case dont cette liste dépend.

Cette liste « département » dépend de cette liste « région », donc on va cliquer sur la case « région » et on va fermer la parenthèse. Une fois qu’on a fait cela, on peut appuyer sur : « ok » ou « entrer » et si tout s’est bien passé, normalement, vous pouvez voir qu’ici, il y a tous les départements qui s’affichent en fonction de la région qu’on a choisi.

Ici, c’est Ile de France, on a tous les départements de l’île-de-France. Ici, si on choisissait, par exemple, Auvergne Rhône-Alpes, on aurait tous les départements d’Auvergne Rhône-Alpes qui s’afficheraient. Et on peut sélectionner comme ceci chaque département.

Si vous voulez dupliquer cette ligne et ne pas vous casser la tête à tout refaire, une fois que vous êtes sur la dernière ligne ici. Petite astuce, vous pouvez cliquer sur « tabulation » et ça va vous créer une nouvelle ligne où vous pourrez remplir à nouveau toutes les informations.

C’est tout pour cette vidéo, si cela vous a aidé, n’hésitez pas à cliquer sur le petit bouton, j’aime et si vous voulez vous professionnaliser avec Excel et devenir rapidement très bon avec ce logiciel, rendez-vous sur clic-compétences.fr »

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