Métiers de la bureautique : quels « hards skills » à maîtriser ?

Si vous travaillez ou songez à exercer dans le domaine de la bureautique, il est essentiel de justifier de certaines compétences informatiques qui sont les hards skills indispensable à ces métiers. Elles vous permettent de gagner du temps en facilitant et en automatisant l’exécution de certaines  tâches.

Les métiers de la bureautique occupent une place importante dans de nombreuses fonctions d’une entreprise. Que vous exerciez un travail d’assistant (e), un travail dans les fonctions supports, la communication, le marketing, une fonction commerciale ou enfin un poste de direction, vous aurez plus ou moins de missions bureautiques à réaliser. Ces activités sont souvent chronophages. Bien connaître les logiciels bureautiques est un réel plus. Une fois que vous les maîtriserez, vous pourrez choisir un métier en fonction, mais lequel ?

Pour vous guider et pour orienter votre décision, nous allons vous présenter dans cet article les différents métiers qui ont une activité de la bureautique soutenue. Nous exposerons également les « hards skils » ou les compétences techniques nécessaires pour exercer ces métiers.

Quels sont les métiers de la bureautique ?

Le métier de la bureautique est un domaine qui couvre et concerne plusieurs secteurs d’activité. Ce sont des métiers servant à aider la direction pour le management d’entreprise. Avec les différents outils bureautiques et les nouvelles technologies, ce métier s’est modernisé. Il permet ainsi d’améliorer la productivité de la société. Mais surtout on s’aperçoit que dans toutes les fonctions de l’entreprise, on compte des activités bureautiques.

D’ailleurs, avoir des compétences en outils bureautiques, que ce soit pour le traitement de texte, les traitements des données numériques ou autres, est très important. Elles permettent d’accéder plus facilement aux métiers de bureau.

Il existe une longue liste non-exhaustive des métiers bureautiques, mais parmi eux, on peut retrouver le poste de :

• Secrétaire de bureau
• Assistante bureautique
• Assistante de direction
• Assistante administrative
• Assistante chef de projet
• Secrétaire comptable et bureautique
• Secrétaire médicale
• Secrétaire juridique
• Secrétaire dactylographe
• Assistante de manager
• Assistante de gestion
• Employée de bureau
• Technicien

En somme, le métier de la bureautique concerne toutes les professions visant à assurer la gestion de l’entreprise, les tâches administratives (productions et gestions des documents) et la communication des informations au travail. Cela, en utilisant fréquemment des outils bureautiques et informatiques tels qu’Excel, Word, PowerPoint, Accès, Outlook, SharePoint, Google Slides, Google Sheets, Google Docs…

Quels sont les hards skills ou compétences techniques requises pour les métiers de la bureautique ?

Comme dans tous les domaines et secteurs d’activité, il existe toujours des compétences techniques indispensables à l’exercice des activités bureautiques. Ces hards Skills concernent vos capacités à maîtriser les divers outils et logiciels de bureau servant à faciliter l’exécution de vos tâches.

A l’inverse des soft skills, ces techniques sont acquises en formation (scolaire, professionnelle ou académique) et se confirment au long de votre carrière. Elles peuvent aussi faire l’objet d’une VAE pour obtenir des certifications officielles attestant vos compétences.

Il existe des cours pour apprendre à utiliser rapidement les outils bureautiques. Selon votre niveau, vous pouvez suivre une formation bureautique débutant, intermédiaire ou avancé. 

Parmi les compétences demandées pour exercer le métier bureautique, nous pouvons citer la maîtrise des :

Outils de traitement de texte

Pour pouvoir assurer la production des documents administratifs de l’entreprise, il est important de maîtriser les outils de traitement de texte. C’est la base de tous documents écrits de la société : contrat de travail, statut de l’entreprise, rapport de réunion, bon de commande…

Il est alors obligatoire de savoir utiliser ces outils pour mener à bien votre travail. Parmi les outils de traitements de texte les plus utilisés sont :

• Word: un outil de Microsoft office permettant de créer, de modifier et de mettre en forme des documents de l’administration.
• Google Docs: un outil de traitement de texte en ligne de Google Workspace ayant quasiment les mêmes facultés que Word.
• Libre office Writer : un outil de traitement de texte gratuit et hors ligne de Libre Office.
• Open Office Writer : un outil de la suite Open Office permettant la création des documents. écrits. Il offre aussi la possibilité d’ouvrir directement un document PDF sans passer par un autre logiciel.
• Dropbox Paper: un logiciel de création de texte de Dropbox. Possédant quelques capacités que Word, il propose également une option didacticiel.

Outils de traitement de données numériques

Dans l’entreprise, il y a des données numériques à traiter et à gérer. Et pour faciliter ce traitement, il est important de savoir manipuler des logiciels de traitement de données. Ces outils vous faciliteront vos tâches, voire même les automatiser avec l’utilisation des différentes fonctionnalités avancées (fonction comptabilité, fonction de recherche, fonction mathématique…).

Vous pouvez ainsi effectuer des analyses des données à l’aide des feuilles de calculs de ces tableurs ou via un tableau (tableau croisé dynamique). Pour présenter vos résultats, vous pouvez le faire sous forme de graphisme. Parmi les outils de traitement et de gestion de données, les plus connus sont :

• Excel : outil de traitement de données de Microsoft Word, utilisé aussi bien par les particuliers que par les professionnels.
• Google Sheets: tableurs en ligne de Google Workspace
• Apple Numbers: tableur des clients Apple
• Zoho Sheets: outil de traitement de données en ligne au même titre que Google Sheets mais avec plus de fonctionnalités avancées

Outils de présentation

Les logiciels de présentations sont utiles à la création des diaporamas dynamiques et modernes pour accompagner vos discours lors de vos présentations. Avec l’utilisation des différentes fonctionnalités de ces outils, vous capterez plus facilement l’attention de vos auditeurs.

Vous pouvez égailler et moderniser vos exposés en jouant avec les effets de transition et d’animation entre les diapositives. Vous pouvez également y ajouter des images, des vidéos ou même une séance de questions réponses pour faire participer le public.

De tous les logiciels de présentation, les plus utilisés par les professionnels des entreprises sont :

• PowerPoint: logiciel de présentation de Microsoft office
• Google Slides : appartient à la suite Google ou GoogleWorskpace
• Slides : plateforme de collaboration en ligne permettant l’édition des Slides et la création de diapositive et de diaporama attrayante
• Genially : outil de présentation et d’infographie rapide
• Prezi : outil de présentation interactive en ligne

Service de messagerie

Les services de messagerie assurent la communication au sein et à l’extérieur de l’entreprise. Les logiciels de messagerie sont la solution idéale pour assurer le partage et l’acheminement des courriels électroniques.

Avec l’aide de ces outils, vous pouvez envoyer, recevoir et classer sereinement vos dossiers et courriers. L’échange entre les collaborateurs est plus fluide et plus sûr. Chacun a sa propre adresse mail verrouillée par des mots de passe.

Parmi les outils de messagerie les plus utilisés sont :

• Outlook : service de messagerie de Microsoft Office
• Gmail: outil de messagerie de Google Suite
• Yahoo !Mail: messagerie électronique de Yahoo !
• Apple Mail: logiciel de gestion de courrier de Apple
• Proton Mail: service de messagerie chiffré de bout en bout

Les logiciels et outils précités ne sont que des exemples mais il existe d’autres outils bureautiques très utiles à l’exercice des métiers bureautiques. La maîtrise des outils de phoning et de communication vidéo (Zoom, Skype, WhatsApp…) vient aussi compléter la liste des compétences techniques à avoir pour travailler dans le domaine de la bureautique.

Pour acquérir ces compétences, il est nécessaire de suivre des formations professionnelles bureautiques. Que ce soit en ligne ou en présentiel, elles vous permettront de recevoir les capacités nécessaires à l’exécution de vos tâches.

Ces formations sont encore plus intéressantes si elles sont sanctionnées par des certifications officielles. Ces dernières vous permettront d’attester vos acquis mais aussi à ouvrir les portes du monde du travail au demandeur d’emploi. Pour ceux qui sont déjà en poste, elles boosteront votre employabilité.

Quelles sont les certifications officielles Bureautiques ?     

Comme expliqué plus haut, une certification officielle permet de booster votre employabilité et votre carrière. Elle donne plus de valeur à votre CV. Une certification TOSA ou une certification ICDL atteste de vos compétences. C’est pour cette raison qu’elle vous différencie des autres candidats lors des recrutements. Il est plus intéressant pour les entreprises de recruter une personne certifiée qu’ils jugent directement opérationnel.

Concernant les outils bureautiques, il existe plusieurs certifications officielles, inscrites sur la liste de France Compétences, pour chaque outil et logiciel de bureau. Citons la Tosa Excel, l’ICDL traitement de texte, l’ICDL-utilisation d’un logiciel de présentation…

Si on parle des certifications des outils bureautiques en général, on peut évoquer :

• RNCP 972 –BP – Bureautique
• RNCP 36 837 – DEUTS- Bureautique et multimédia (fiche nationale)
• RNCP 3 973 –DEUTS – Bureautique et communication multimédia

Pour ce qui est des titres professionnels ou des certifications métiers pour la profession de bureau, la liste est également longues. Prenons juste comme exemple :

• RNCP 1212- TP- Secrétaire comptable
• RNCP 35 094 – Secrétaire assistant
• RNCP 5 497 –Secrétaire médical
• RNCP 36 803 – TP – Employé administratif et d’accueil

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