8 règles de base pour bien réussir sa présentation PowerPoint ?

Microsoft PowerPoint est un logiciel de présentation facile et très prisé dans le milieu professionnel. Tout comme google slides, il permet de créer des diaporamas.

En outre, il permet aux utilisateurs de mener à bien des réunions virtuelles, de présenter un plan d’action marketing, de nouveaux produits aux clients, un projet à de futurs investisseurs.

Cet outil permet également aux étudiants de présenter une soutenance de thèse devant un jury. Ces possibilités sont vastes et donnent une image professionnelle de l’entreprise, de votre travail.

Pour capter l’attention des auditeurs, votre présentation orale doit être bien soignée et attrayante.

Votre présentation doit être dynamique, statique ou animée avec des textes clairs et concis aux typologies variées, intégrant des effets d’animation, des transitions, des images, des tableaux, des diagrammes, des sons, des vidéos… C’est l’une des raisons pour lesquelles il est essentiel de maîtriser les différentes fonctionnalités de Powerpoint, pour choisir celle qui sera la mieux adaptée à la situation.

Pour réussir vos présentations commerciales, pour appuyer vos discours et pour que votre public capte le message que vous souhaitez faire passer, nous vous proposons cet article. Il passe en revue quelques règles simples pour vous aider à réussir votre présentation Powerpoint et vous pouvez en apprendre plus via notre Formation Powerpoint Débutant en ligne.

Pourquoi utiliser Powerpoint ? Quels sont les avantages ?

Powerpoint est utilisé à des fins personnelles, professionnelles et éducatives. Sur le plan professionnel, la maîtrise de Microsoft Powerpoint peut être exigée pour les employés de bureau. En effet, les entreprises attendent de leurs employés des compétences approfondies sur Microsoft Office, dont Powerpoint fait partie. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles les entreprises inscrivent leurs employés à des formations professionnelles.

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont régulièrement amenées à faire des présentations convaincantes pour mettre en avant un nouveau produit, une nouvelle stratégie ou pour faire un bilan.

Avec un public composé de collaborateurs, mais aussi de clients, de prestataires et de partenaires, il est essentiel que ces présentations soient aussi claires et dynamiques que possible. Pour cela, quel que soit votre statut, peu importe votre domaine d’activité ou votre profession, que vous soyez dirigeant d’entreprise, cadre, manager, chef de projet, directeur marketing, responsable de comptabilité, secrétaire, assistant administratif, formateur…, vous devez avoir des compétences en matière de présentation pour :

• Progresser dans votre domaine d’activité ;
• Convaincre vos prospects ;
• Véhiculer des informations importantes que vous souhaitez faire passer ;
• Transmettre des idées de manière plus factuelle et plus vivante ;
• Renforcer la mémorisation et la puissance du message transmis ;
• Attirer l’attention des visiteurs dans les salons professionnels en variant les photos, les statistiques et les vidéos.

Le logiciel Powerpoint est un outil indispensable dans la vie de tous les jours à des fins pédagogiques pour projeter des visuels afin de mettre en valeur les points forts et les contenus éducatifs. C’est un outil qui facilite l’interaction entre les élèves et les enseignants. C’est aussi un moyen efficace de transmission d’informations et d’explications pour les étudiants captivés par les données attractives en plus des cours théoriques.

Règle n° 1 : Évitez les diapositives surchargées (une idée par diapositive est idéale)

Le principe d’une présentation impressionnante est de limiter le nombre d’idées par diapositive. Une seule idée par diapo renforce votre message avec du texte, de la vidéo, des graphiques, des images… compréhensibles et faciles à lire. En effet, le support visuel doit être capable de transmettre des idées ou des informations importantes que le public peut assimiler facilement et rapidement. Il est donc essentiel de bien structurer les slides.

Règle n° 2 : Minutez votre présentation

Pour maintenir l’intérêt de l’auditoire et le garder concentré sur vos interventions, vous devez calculer le timing et ne pas passer plus d’une minute sur chaque diapositive. Cette règle doit être respectée si vous voulez donner à votre public de nouvelles informations à intégrer. Pour ce faire, votre présentation doit être planifiée.

Règle n° 3 : Ne gardez que les points essentiels dans vos slides

Lors d’une présentation attractive, le public vous écoute et regarde les données que vous présentez. Il est donc important que vous maîtrisiez parfaitement votre discours et que vous étayiez en même temps les informations par des chiffres, des photos, des vidéos, des graphiques…

Cependant, pour que votre orateur vous suive vraiment, pour qu’il puisse rester concentré sur ce que vous dites et ce que vous présentez, il est essentiel d’éliminer les détails qui ne sont pas essentiels afin qu’il ne soit pas distrait.

Vous pourrez revenir sur les détails, à la fin, dans la partie questions / réponses. Il est toujours important de finir sa présentation par un moment interactif permettant à votre auditoire de poser des questions sur des points précis, ce qu’il n’a pas bien compris…

Règle n° 4 : Utilisez des gestes et des expressions faciales

La communication n’est pas seulement une affaire de mots, mais aussi d’actions, surtout lorsqu’il s’agit de parler en public.

Lors d’une présentation orale, le public analyse vos gestes et vos expressions faciales. Vos sourires, vos gestes, votre comportement, vos paroles… seront analysés par vos interlocuteurs. C’est une des raisons pour lesquelles il est important d’avoir une attitude positive, une bonne posture, un sourire indéniable… lorsque vous réalisez des présentations. Pensez aussi au para-verbal, qui correspond au grain et à la tessiture de votre voix, ou encore à votre intonation.

Règle n° 5 : Regardez chaque membre de l’auditoire droit dans les yeux

Affronter et soutenir le regard de votre public pendant quelques secondes est l’une des pires choses auxquelles vous serez confronté lorsque vous parlerez devant un large public, et pourtant, c’est quelque chose que vous devez faire pour faire savoir à votre interlocuteur que vous vous intéressez à lui, que vous vous adressez directement à lui.

Règle n° 6 : Ajoutez une touche personnalisée à vos diaporamas

Pour un diaporama bien réussi et qui captive les yeux des interlocuteurs, personnalisez vos diaporamas en fonction de votre auditoire et aussi du sujet traité. Vous devez cependant respecter la charte graphique de votre entreprise.

Améliorez la cohérence des couleurs et la mise en forme, notamment l’ajout de la liste à puces de votre présentation intéressante. Vous pouvez également utiliser des polices captivantes et créer vos propres arrière-plans de diapositives. Vous pouvez aussi ajouter une image d’arrière-plan et insérer des éléments colorés pour mettre en valeur les informations clés et les faire ressortir.

Règle n° 7 : Simplifiez votre présentation avec de courtes phrases simples

Pour soutenir au mieux les idées présentées, vos diapositives doivent présenter seulement des informations simplifiées. En tant qu’orateur, il vous incombe de verbaliser la plupart des informations, et non de les écrire sur des diapositives pour que votre public les lise. En effet, il est plus efficace pour l’auditoire de vous écouter et de mieux comprendre ce que vous dites et le message que vous voulez faire passer avec les données.

Règle n° 8 : Restez logique et cohérent lors de la création de votre présentation

Mettez de côté les modèles de présentation prédéfinis, les transitions et les cliparts qui sont principalement utilisés par les novices de manière erronée.

La clé d’une présentation intéressante est la cohérence ! Il faut être cohérent et logique pour que vos diapositives soient efficaces.

N’affichez pas différentes transitions avec des durées différentes. La meilleure solution est de définir la même transition et la même durée de transition pour illustrer vos diapositives.

Pour régler la durée et le temps d’affichage de vos transitions, vous devez vous rendre dans le menu « Transitions ».